База знаний в Битрикс24
База знаний – это информативный сборник ответов на типовые вопросы сотрудников или клиентов. Дополнительный инструмент внутри Битрикс24, который собирает в себе вспомогательные материалы для пользователей:
- внутренний регламент организации;
- инструкции по программному обеспечению, используемому внутри компании;
- стратегию развития отделов и сотрудников;
- методические рекомендации для пользователей;
- регламенты по работе с CRM и другими модулями корпоративного портала.
5 причин использования Базы знаний внутри корпоративного портала:
- Формирование внутрикорпоративной информации в едином рабочем пространстве
- Существенная экономия ресурсов на обучении стажёров компании при использовании площадки в качестве обучающего модуля
- Быстрый и визуально привлекательный обмен информацией между отделами компании
- Рост эффективности клиентской поддержки при использовании в качестве справочной базы – для скриптов
- Повышение внутрикорпоративной осведомленности сотрудников
Неважно, в какой сфере задействована ваша компания: IT, продажи, медицина или другое. Наличие базы знаний – преимущество как для руководителя организации, так для сотрудников и клиентов.
В статье расскажем о том, как самостоятельно создать Базу знаний в Битрикс24 через пошаговую инструкцию и поделимся советами по верстке и использованию. В конце добавили ссылку на видео-урок по созданию Базы знаний с нуля.
Пошаговое руководство по созданию базы знаний
Модуль базы знаний доступен в облачной и коробочной версиях Битрикс24. Найти инструмент можно через глобальный поиск вашего корпоративного портала либо через левое меню.
Создать базу знаний можно с помощью кнопки добавления или элемента интерфейса «Создать базу знаний»:
Битрикс24 предлагает на выбор две настроенные базы: в тёмном и светлом оформлении. Данные шаблоны уже свёрстаны – их необходимо только отредактировать по содержанию. Элементы управления схожи с теми, что используются в модуле Битрикс-Сайты.
При выборе чистого шаблона, собираем нашу новую базу поэтапно:
1. Создаём пустой шаблон. Добавляем описание и заголовок нашей будущей базы. Изменить шаблон страницы можно в настройках базы знаний:
Для этого переходим в меню «Дополнительно» и выбираем требующееся количество областей:
2. После того, как определились с видом нашей базы, переходим к наполнению рабочего поля , в нашем случае, состоящего из двух частей.
В правую часть добавляем блоки с контентом. Для каждого типа контента, будь то картинки или видео, необходимо добавлять свой блок. Вёрстку советуем начинать с верхнего меню страницы. Для этого добавляем блок из «Меню и шапка сайта»:
Редактируем содержимое блока. Наводим курсор мыши на созданный объект и нажимаем кнопку Редактировать.
Вносим правки: добавляем логотип, ссылку и пункты меню будущей странички.
Далее переходим к наполнению остальной части страницы. Предустановленных блоков в базе знаний Битрикс24 хватит для создания красочной и информативной страницы. Для того чтобы статья получилась интересной, рекомендуем добавить следующие типы контента:
- Обложка
- Текст
- Картинки и галереи
- Видео
- Этапы
- Кнопки и ссылки
3. После окончания работ по верстке правой части движемся дальше. В левую часть нашей базы добавляем меню (содержание статьи). Для навигации по разделам статьи можно использовать как верхнее меню в шапке страницы, так и сайдбар.
Добавляем его аналогично блокам в колонке с контентом. Меню находится во вкладке «Сайдбар».
Чтобы настроить ссылки для перехода, нажимаем кнопку «Выбрать» в пункте оглавления и выбираем блок, к которому пользователь будет переходить при нажатии на ссылку:
Дополнительно можно поэкспериментировать с дизайном вашей базы: изменить шрифт, подобрать подходящие цвета заливки блоков или текста, добавить или убрать анимацию появления созданных разделов.
В результате вы получите полноценную Wiki-страницу. База знаний готова! Не забудьте проверить ее итоговый вид и корректность работы ссылок и сайдбара.
Инструмент находится в стадии «beta» – это значит, что данный раздел будет дорабатываться. Некоторые функции могут работать некорректно или со сбоями.
Советы и лайфхаки по использованию базы знаний
Расскажем о некоторых особенностях работы с базой знаний. Наши рекомендации помогут сократить время на создание информационного контента для вашей компании и улучшить восприятие пользователями.
1. Для добавления видео используйте ссылку на Youtube.
Ссылки на остальные ресурсы, распространяющие видео-контент, корректно открываться не будут.
2. Если страница базы знаний получилась объемной, а листать постоянно наверх – решение не практичное, добавьте «ползающее» за пользователем верхнее меню (Шапку сайта). Сайдбар двигаться за скролл-панелью не будет.
3. Битрикс24 автоматически добавляет кнопку «Наверх», если статья содержит много информативных блоков. Данный элемент повышает юзабилити длинных страниц — нет необходимости прокручивать страницу вручную. Достаточно нажать на стрелку и пользователь снова окажется наверху страницы из любой части документа:
4. По информационной части Базы знаний работает поиск. Для этого необходимо добавить Поисковую строку через меню блоков «Другое»:
5. Ссылки из меню можно добавлять не только с помощью блоков для перехода, но и с помощью якорей. Якорь – своеобразный ID каждого элемента страницы. Для создания ссылки копируем якорь требующегося блока и вставляем его в поле «Ссылка» после хэштега:
6. Прописать вручную можно и сам Якорь каждого блока (в Редактировании – Настройках). По умолчанию каждый блок (так называемый адрес) формируется в виде «block*номер*»:
7. Чтобы переместить раздел внутри меню, нужно навести на левый край блока с названием и перетянуть его. Если перетянуть вправо – будет создан раздел (второй уровень), если влево – глава (первый уровень).
Видеоурок по созданию базы знаний Битрикс24
В качестве наглядной демонстрации работы с базой знаний мы создали для вас видеоурок:
После просмотра вы научитесь создавать простую информативную страничку внутри своего корпоративного портала Битрикс24.
Если у вас остались вопросы о том, как создать базу знаний, звоните по телефону или заполните форму ниже. Мы проконсультируем вас относительно всех настроек базы знаний и скрытых преимуществах любого инструмента Битрикс24.
Зачем бизнесу база знаний и как ее лучше создать?
Обращаться с деловой документацией и иной информацией, которая ежедневно нужна в работе, можно двумя основными способами — хаотично или упорядоченно.
В первом случае нет единого хранилища, где бы по полочкам (реальным или виртуальным) была разложена вся служебная информация от должностных инструкций до сценариев новогоднего корпоратива. Это усиливает негативное влияние человеческого фактора: поиск нужного документа начинается с определения сотрудника или отдела, где бы он мог находиться. В худшем случае носителем информации окажется сам сотрудник. Как вы понимаете, если он уйдет на больничный или уволится, вместе с ним пропадет и ценная информация.
Другим примером неудобства такого подхода является обучение нового сотрудника. Эта роль во многом ложится на коллег и отнимает у них время на то, чтобы рассказать правила внутреннего распорядка (а, возможно, и не один раз), показать, как пользоваться оборудованием, подсказать, как решить ту или иную задачу. В процессе, к сожалению, есть риск что-то упустить.
Второй вариант — когда в неком хранилище (в облаке или на локальных компьютерах) собрана вся служебная информация, с которой новый сотрудник может легко ознакомиться самостоятельно. Это касается всех повторяющихся бизнес-процессов. База знаний создается однократно, а потом только корректируется и дополняется. Само ее существование сокращает временные ресурсы на всевозможные объяснения.
Базы знаний могут быть самыми разнообразными. Даже интернет — это тоже база знаний, только глобальная. В ней найдется многое, но не все применительно к вашему бизнесу. Для решения рабочих вопросов нужна другая база, корпоративных знаний, которыми обладаете только вы. Это не зависит от масштаба компании. Просто у крупного бизнеса и база знаний скорее всего будет крупнее, но суть останется прежней.
Что внутри?
Содержание документов и папок в каждом случае уникально, но сама база знаний — это всегда некая среда, где хранится вся информация о работе компании. От идеологии (информация о миссии и ценностях компании) до бытовых вопросов (где пообедать или что делать, если опоздал на работу). Это могут быть внутренние регламенты и инструкции, скрипты для работы с клиентами, архив реализованных проектов, сборник полезных статей — все, что вы посчитаете нужным.
Главное — не запутаться во всем этом информационном потоке. Представьте, что вы пришли в библиотеку, а там ни каталогов, ни буквенных указателей на полках, а вся литература свалена в кучу. Вряд ли вы быстро найдете нужную книгу. С корпоративной базой знаний то же самое. Ее с самого начала надо вести, во-первых, аккуратно, чтобы любой пользователь мог отыскать нужную информацию, а во-вторых, грамотно, чтобы, прочитав, каждый мог ее понять и применить.
Кто составляет базу знаний?
Честно говоря, практически все подразделения компании — от эйчаров до отдела продаж и лично генерального директора. У каждого отдела есть своя специфическая информация, которая должна быть зафиксирована. Ценность состоит в том, что знания не завязываются на отдельных сотрудниках, а принадлежат компании, могут накапливаться и передаваться. При этом они могут предназначаться для всех или только для части персонала. Как это обеспечить, расскажем далее.
Сервисы для ведения корпоративной базы знаний
Аналитическое агентство Tagline составило рейтинг сервисов для ведения корпоративной базы знаний и хранения документации. Он опубликован в 2016 году, но по-прежнему остается актуальным. Какие возможности предоставляют самые распространенные сервисы?
На первом месте рейтинга находится Битрикс24. На его платформе есть несколько решений, которые мы рассмотрим в отдельной главе. А пока пойдем ниже.
Практически все эти продукты (за исключением Atlassian Confluence и wiki-движков) объединяет то, что создание базы знаний не является их основным предназначением. Облачные сервисы схожи по функционалу, а различаются разве что интерфейсом и ценовой политикой для бизнеса. Есть также небольшие отличия в настройке прав доступа. Какой сервис и для чего использовать — вопрос личных предпочтений и привычки.
Общий недостаток всех этих решений — необходимость работать в «отдельном окне». Как показывает практика, пользователи обычно идут по пути наименьшего сопротивления и им не хочется открывать новую программу для решения той или иной задачи. И вот тут на помощь как раз и приходят приложения для Битрикс24.
Google Drive — это файловый хостинг от компании Google. Позволяет хранить текстовые документы, таблицы и презентации в интернете, дает к ним доступ для чтения, комментирования и редактирования. Сам не является базой знаний, но может использоваться для ее формирования при совместном использовании с другими программами онлайн-сервиса G Suite.
Atlassian Confluence — самая известная в мире wiki-система для создания баз знаний компаний и рабочих команд. Дает возможность собрать всю необходимую информацию в одном месте, создавать документы, структурировать их и публиковать с различными правами доступа.
Redmine — открытое серверное веб-приложение для управления проектами и задачами. Имеет инструменты для создания wiki-документов, но это не главное назначения данного продукта.
Dropbox — еще один файловый хостинг. Включает персональное облачное хранилище, синхронизирует файлы и дает к ним доступ со всех устройств. Как базу знаний использовать можно с большими ограничениями.
MediaWiki и DokuWiki — wiki-движки с открытым кодом, которые можно использовать для создания любой документации, интернет-энциклопедии или блога. Простые в применении, но малоопытным пользователям может потребоваться дополнительный инструктаж. Использовать их для создания корпоративной базы знаний довольно трудоемко.
GitHub — ведущий в мире веб-сервис для хостинга IT-проектов и их совместной разработки. Подходит для создания базы знаний в среде программистов. Для компаний из других отраслей бизнеса вряд ли может быть полезен.
Basecamp — известный онлайн-инструмент для управления проектами, совместной работы и постановки задач. Позволяет добавлять сторонних участников, собирать команду, составлять индивидуальный график работы. Функционал для создания базы знаний практически отсутствует, почему этот продукт попал в рейтинг, нам не совсем понятно.
Яндекс.Диск — облачное хранилище файлов от компании Яндекс. Позволяет хранить свои документы в облаке и передавать их другим пользователям в интернете, но в отличие от G Suite здесь нет возможности создавать и редактировать документы.
База знаний компании внутри Битрикс24
Для создания базы знаний в Битрикс24 есть встроенный модуль, основанный на wiki-технологии. У него сильно непонятный для обычного пользователя интерфейс и недостаточный функционал по разделению прав доступа к документам. В результате этим решением мало кто пользуется.
Базу знаний можно создавать с помощью модуля Битрикс24.Диск. Фактически являясь аналогом Яндекс.Диска или Goоgle Drive, он позволяет загружать документы, структурировать их по папкам и задавать права доступа к ним самым разнообразным способом. Но для того чтобы работать с этим функционалом полноценно, то есть создавать и редактировать документы, необходимо наличие программ Microsoft Office на компьютере или доступ в облачные сервисы Office365 или G Suite. Для многих компаний, использующих Битрикс24, это становится препятствием для быстрого и легкого формирования простой и доступной базы знаний.
Но зато в маркетплейсе Битрикс24 доступны для установки три специализированных приложения для создания и развития базы знаний в компании. Представим все три:
- «База знаний» от Информатики и Сервиса (более 9200 установок)
- «База знаний» от АйТи-Солюшн (более 2500 установок)
- «База знаний» от Эм Си Арт (более 3200 установок)
Все три приложения на сегодняшний день позволяют создавать отдельные документы, папки, разделы, назначать права доступа к ним и работать с документами в рамках окна Битрикс24.
Информатика и Сервис была в этой нише первопроходцем. К настоящему времени у нашего приложения больше всего установок и активных пользователей, а также, на наш взгляд, самый простой и дружелюбный интерфейс.
А началось все с того, что три года назад мы столкнулись с необходимостью создания базы знаний для своей компании, и очень хотелось, чтобы эта база работала внутри Битрикс24, ведь мы уже активно использовали его в ежедневной работе. Встроенный wiki-модуль нам решительно не понравился, поэтому мы решили разработать приложение для формирования базы знаний самостоятельно.
В итоге, в июне 2015 года мы опубликовали в каталоге приложений Битрикс24 первую версию нашей Базы знаний.
Приложение очень простое и легкое в использовании. Не имеет ничего лишнего, а обладает ровно тем функционалом, который нужен для быстрого формирования базы знаний любой компании в виде простых текстовых документов. Вероятно, поэтому наше приложение так полюбилось пользователям Битрикс24. За два года его установили более 9000 раз, и мы неоднократно получали как положительные отзывы о его значении для компаний, так и запросы на улучшение функциональных возможностей.
В октябре 2017 года в нем произошло несколько важных изменений. Улучшен механизм назначения прав доступа. По-прежнему есть три уровня − просмотр, редактирование, добавление/удаление. А вот настроить права стало проще: на экран выводится перечень всех сотрудников компании, и возле имени каждого ставится соответствующая галочка.
Также теперь добавился поиск по документам и полностью обновился дизайн. Кстати, по сравнению с альтернативными решениями у нас есть возможность экспорта/импорта данных − это может пригодиться при переезде на другой портал Битрикс24. Документы сохраняются в формате JSON и загружаются в новую базу данных. Мы всегда прислушиваемся к мнению наших пользователей и постепенно совершенствуем продукт под их запросы.
Резюме
Основная цель создания и использования корпоративной базы знаний — сократить время и трудозатраты на решение типовых задач, например интеграцию и обучение нового сотрудника в компании. По сути, это сборник рабочей информации, который может быть представлен в разном, но главное удобном и доступном виде. Создавать, хранить и редактировать документы для базы знаний можно в различных файловых хостингах или в Confluence. Но если ваша компания уже работает в Битрикс24, то удобнее всего делать это на вашем корпоративном портале. В этом случае вся информация для сотрудников будет структурирована и доступна в единой рабочей среде компании.
Обновленное приложение «База знаний» от Информатики и Сервиса можно бесплатно установить из маркетплейса Битрикс24.
База знаний Wiki
Для управления важной информацией необходима единая база знаний компании. С Wiki вы легко создадите корпоративное хранилище документов и сможете сообща работать над ним.
База знаний (Wiki) — это сборник статей, создаваемых для обобщения и накопления знаний. С ее помощью пользователи вашего сайта будут создавать свои тексты-статьи и сообща работать над ними. Wiki идеально подходит для создания базы знаний, технических заданий и подготовки различных документов, над которыми происходит совместная работа нескольких пользователей.
Тексты легко публиковать и править в удобном визуальном редакторе – не нужно обладать специальными знаниями или отсылать статьи администраторам.
Настройте систему прав доступа к страницам, чтобы ограничить возможности редактирования содержания файлов.
Оглавление материала выстраивается автоматически, что позволяет следить за структурой и не тратить время на постоянные правки подпунктов.
С помощью категорий и тегов повысьте индексацию материалов и сделайте поиск страниц быстрее и удобнее. Одна страница может быть привязана сразу к нескольким категориям.
Дополняйте текст изображениями и видеофайлами, чтобы сделать его более наглядным и удобным для восприятия.
Возможность комментировать страницы позволяет обсудить с другими пользователями содержание материала, его полезность и другие вопросы по теме. Пользователи сервиса смогут не только редактировать страницы, но и вернуться к более ранней версии — все редакции сохраняются в Истории изменений.
Внутри единой базы знаний вы можете ссылаться на любые страницы Wiki и даже проставить ссылку на отсутствующую страницу.
Частые вопросы и ответы
Как выбрать лицензию «1С-Битрикс: Управление сайтом», которая мне подойдет?
Продукт «1С-Битрикс: Управление сайтом» включает 5 лицензий – «Старт», «Стандарт», «Малый бизнес», «Бизнес» и «Энтерпрайз». Посмотрите удобную детальную таблицу сравнения лицензий, в которой наглядно представлен функционал каждой из них.
Общие сведения:
«Старт» позволяет с наименьшими затратами времени и средств создать свой интернет-проект или перевести его на новую систему. С этой лицензией вы можете создавать простые сайты и лендинги без помощи специалистов и управлять ими. Система содержит все необходимые инструменты для базовой настройки и развития ресурса.
«Стандарт» – это набор самых необходимых инструментов для корпоративного портала. Лицензия позволяет создавать неограниченное количество сайтов и лендингов, работать с большим количеством документов и различных страниц, а также отслеживать и контролировать общение посетителей между собой.
«Малый бизнес» содержит в себе базовый модуль «Интернет магазина». Позволяет размещать любое количество товаров в каталоге, управлять заказами, скидками, доставкой, а также интегрировать магазин с «1С» и «Яндекс.Маркет». Лицензия поможет вам запустить полноценный интернет-магазин, управлять контентом сайта, принимать и обрабатывать заказы покупателей.
«Бизнес» – лицензия для интернет-магазинов с дополнительными возможностями развития онлайн-продаж, повышения конверсии и доходности. В дополнение к преимуществам лицензии «Малый бизнес», вы получите возможность построения дилерских продаж, продаж электронных товаров, инструменты увеличения среднего чека (наборы и комплекты), запустить программу лояльности и аффилиатские программы, использовать расширенную отчетность.
«Энтерпрайз» – лицензия с максимальной функциональностью для средних и крупных интернет-магазинов, региональных и федеральных сетей. Позволяет выстраивать онлайн-продажи во всех каналах присутствия с единым центром управления, масштабировать бизнес без ограничений, встраивать интернет-магазин в инфраструктуру компании для лучшей интеграции и наивысшего качества сервиса. Энтерпрайз — это высокопроизводительное и отказоустойчивое решение для работы онлайн-бизнеса 24/7 с VIP-поддержкой от 1С-Битрикс.
Оцените свои потребности и выбирайте лицензию с необходимыми параметрами.
Если вы сомневаетесь в том, какую лицензию вам выбрать – обращайтесь к нашим партнерам. Они всегда будут рады помочь вам сделать правильный выбор:
— Вы можете выбрать партнера самостоятельно из списка.
— Оставить заявку на нашем сайте и выбрать из тех, кто откликнется.
Я хочу создать интернет-магазин. Какую лицензию мне выбрать?
Создание интерет-магазина доступно в лицензиях «Малый бизнес», «Бизнес» и «Энтерпрайз».
Кроме того, специально для самых функциональных интернет-магазинов мы разработали собственную eCommerce-платформу для продаж в интернете, объединяющую возможности «1С-Битрикс: Управление сайтом» и «Битрикс24.
Какого разработчика выбрать? Как выбрать партнера для разработки сайта/внедрения портала?
Все зависит от ваших задач и требований. Мы предлагаем несколько вариантов поиска партнера для создания сайта:
1. В специальном разделе вы можете выбрать разработчика в зависимости от его местоположения и/или компетенции.
2. Познакомьтесь с реализованными проектами партнеров и выберите разработчика, опираясь на то, насколько эти работы близки вашей тематике.
3. Закажите сайт по телефону (каждый день в нашем офисе «дежурит» один из наших официальных партнеров, он будет рад обсудить ваш проект по телефону):
Если возможностей программного продукта не достаточно, что делать?
В этом случае предлагаем вам 2 варианта:
1. Поискать готовые решения и модули, разработанные нашими партнерами, в каталоге «Маркетплейс».
2. Обратиться за доработками к нашим партнерам. Как выбрать подходящего разработчика рассказано здесь.
3. Также вы можете перейти на старшую лицензию, содержащую более расширенные возможности.
Есть ли у «1С-Битрикс» абонентская плата?
Абонентской платы нет.
В течение года после покупки программного продукта «1С-Битрикс» вы можете бесплатно скачивать и устанавливать все вышедшие обновления для вашей копии продукта.
Через год, если вы захотите и дальше получать обновления, вам будет необходимо приобрести продление лицензии.
Независимо от даты окончания активности лицензии, вы можете приобрести продление за 25% от стоимости вашей лицензии. Активируя продление до окончания активности лицензии, ее срок продлевается на 1 год с даты окончания.
При активации продления после окончания активности лицензии, ее срок продлевается на 1 год с момента активации. Вы получаете возможность загрузить и установить все изменения и обновления, которые вышли за весь предыдущий период, пока вы не пользовались обновлениями и еще в течение года с момента покупки.
Сколько действует лицензия?
После приобретения лицензии вы можете использовать все ее возможности в течение года.
Даже если вы не приобретете продление на следующий год, то по истечение года активности лицензии сайт не отключится и продолжит работать.
После оплаты права использования программы, вы одновременно получаете две лицензии:
1. Стандартную – она позволяет использовать продукт, получать обновления, устанавливать решения из Маркетплейс. Срок ее действия – один год. После этого необходимо продление.
2. Ограниченную – которая дает право использовать продукт без доступа к обновлениям и решениям из Маркетплейс. Ограниченная лицензия предоставляется не по письменному договору, а по EULA (лицензионное соглашение с конечным пользователем) и не учитывается в бухгалтерском учете. Ее назначение – подтверждение правомерности использования программного продукта клиентом по истечению годичного периода.
Срок действия Ограниченной лицензии совпадает со сроком исключительных прав на программный продукт (по статье 1281 ГК РФ).
Сколько сайтов я могу сделать?
В стандартную поставку программного продукта «1С-Битрикс» включена лицензия на неограниченное количество сайтов (кроме лицензий «Первый сайт» и «Старт»).
Приобретая экземпляр «1С-Битрикс: Управление сайтом», вы можете создать, например, русскоязычный и англоязычный ресурс, либо корпоративный сайт и интернет-магазин согласно функционалу выбранной редакции.
Все сайты, работающие на одной лицензии, должны размещаться на одном хостинге и использовать одну копию программного продукта «1С-Битрикс: Управления сайтом».
Какой выбрать хостинг?
Для размещения сайтов на платформе «1С-Битрикс» подходит любой хостинг, который соответствует техническим требованиям продукта «1С-Битрикс: Управление сайтом» и «1С-Битрикс24».
Также у нас есть партнеры, прошедшие сертификацию тарифов. Компетенция «Рекомендуемый хостинг» присваивается только тем хостинг-партнерам, чьи тарифы стабильно обеспечивают высокую производительность проектов, разработанных на платформе «1С-Битрикс».
База знаний в «Битрикс24»: зачем нужна и как с ней работать
База знаний в «Битрикс24» — единое мультимедийное пространство, где хранятся обучающие статьи, регламенты, чек-листы и другие корпоративные документы. Вся информация структурирована по разделам. Можно за пару секунд найти любой документ, скопировать на него ссылку и отправить коллеге.
В статье подробно расскажем, как создать, настроить и заполнить базу знаний в «Битрикс 24».
Внедрение и настройка «Битрикс24» под ключ. Бесплатная консультация!
Оставьте заявку и получите консультацию в течение 5 минут.
Что такое база знаний в «Битрикс 24» и как она помогает бизнесу
База знаний (БЗ) полезна любому бизнесу, а особенно крупным компаниям, которые регулярно принимают в штат новых сотрудников. Приходится отдельно знакомить с регламентами каждого сотрудника, отправлять им файлы с описаниями товаров, обучающими материалами и инструкциями.
Чтобы сэкономить время, можно создать в базе знаний специальный раздел для новых сотрудников. Разместить единые для всех инструкции — что изучать, где искать материалы, кто за что отвечает в компании, к кому обращаться с вопросами и т. д. Такой подход поможет новичкам быстрее включиться в рабочий процесс, а бизнесу — сэкономить ресурсы на обучении. Для одной компании можно создавать несколько БЗ:
- общие для всех сотрудников;
- для подразделений;
- для отдельных групп и проектов.
Функция доступна на всех тарифах «Битрикс24». На «Профессиональном» и «Энтерпрайз» нет ограничений по количеству баз. На «Бесплатном» можно создать только одну, на «Базовом» — 3, на «Стандартном» — 5. Чтобы посмотреть список БЗ, необходимо зайти в раздел «Компания» и открыть вкладку «База знаний».
Так выглядит страница, когда у компании уже есть несколько созданных БЗ:
Каждая база знаний в «Битрикс 24» выглядит как мини-сайт с подразделами, где собрана вся необходимая информация по теме:
Чтобы было удобно работать с БЗ, нужно правильно ее создать и заполнить. Расскажем, как это сделать.
2 490 ₽ 1 990 ₽
Как создать базу знаний в «Битрикс 24»
БЗ создаются по готовым шаблонам. В самой системе их два: в темной и светлой теме. Чтобы выбор был больше, можно оформить подписку на «Битрикс24.Маркет Плюс». Есть еще один вариант (самый сложный) — выбрать пустой шаблон и самостоятельно заполнить его с нуля. Рассмотрим, как создать БЗ из стандартного шаблона:
- Нажмите на кнопку «Создать» или на плюсик.
Выберите шаблон. В своем примере мы выбираем первый вариант — в темной теме.
Придумайте название для БЗ. Добавьте описание и выберите цвет.
Нажмите кнопку «Создать». Ваша первая БЗ успешно создана. В ней пока только одна — главная страница, которая выглядит как обычный лендинг.
Теперь можно переходить к созданию структуры и заполнению БЗ.
Задайте свой вопрос специалисту в Whats App и получите ответ в течение 2 минут!
Отвечаем быстро и по существу. Задать вопрос
Как создать структуру базы знаний в «Битрикс24»
База знаний состоит из одной или нескольких связанных между собой страниц. На них можно размещать блоки с информацией, изображениями, видео и другими элементами. Все страницы БЗ отображаются в меню. Перед тем как создать базу знаний в «Битрикс24», тщательно продумайте ее структуру. Определитесь с количеством страниц и их содержимым, заранее подготовьте тексты. Как настроить структуру:
- Нажмите на кнопку «Редактировать», чтобы создать меню БЗ.
Укажите названия разделов, которые будут в структуре этой БЗ, при необходимости добавьте дополнительные пункты. Элементы можно менять местами. Для этого нажмите на строчку и переместите ее, удерживая левую кнопку мыши. Для каждого раздела в системе автоматически создается отдельная страница (ниже мы расскажем, как ее заполнять), на которую пользователи будут переходить из меню.
Если вам не нужна сложная (многостраничная) структура, можно разместить всю информацию на главном экране. Тогда в графе «Действие по клику» укажите, куда будет попадать пользователь при выборе пункта меню: на другой блок, в CRM-форму и т. д.
Нажмите «Сохранить». Если нужно, добавьте в шаблон новые блоки: наведите мышкой на то место, где хотите разместить информацию, нажмите «Добавить».
Выберите блок: шапку, обложку, текст, кнопки и ссылки, сайдбар, видео, колонки или другой.
Например, если мы выберем блок «Команда», он будет отображаться на странице так:
В этом блоке можно удалять и добавлять новые элементы, менять фотографии сотрудников, редактировать текстовую информацию.
Внешний вид самого блока тоже можно изменить. Наведите на него указатель мыши и нажмите кнопку «Дизайн». Можно выбрать цвет заливки, добавить градиент, загрузить картинку, отредактировать отступы.
Если не нравится внешний вид главной страницы, поменяйте его в настройках. Для этого нажмите на шестеренку в правом верхнем углу экрана и откройте вкладку «Дизайн».
Здесь можно изменить палитру и настройки текста, а также загрузить вместо стандартной свою картинку в качестве фона.
Настроим «Битрикс24» под ваш бизнес за 1 день!
Оставьте заявку и получите консультацию в течение 5 минут.
Инструкция по заполнению базы знаний в «Битрикс 24»
На примере выше мы с нуля создали базу знаний «Инструкции для удаленных сотрудников» с тремя подразделами. Они отображаются в выпадающем списке меню на главном экране:
Нажимаем на первый пункт меню и переходим на страницу раздела. Здесь по умолчанию размещен шаблонный текст. Чтобы заполнить этот блок своей информацией, нажмите «Редактировать статью».
Нажмите на заголовок и введите нужный текст, пользуясь инструментами редактирования:
Листайте страницу вниз и заполняйте аналогичным образом все текстовые блоки. Если навести мышь на элемент, появляется панель управления:
При выборе команды «Редактировать» открывается отдельная форма, где можно удалять и добавлять тексты и картинки. В форме «Дизайн» — изменить палитру и расположение элементов.
Ненужные блоки легко удаляются нажатием на значок корзины. Можно полностью очистить всю страницу и заполнить ее с нуля. Например, мы хотим прямо под заголовком добавить список главных правил работы сотрудников на «удаленке» и прикрепить к ним файлы, сохраненные на «Яндекс.Диске». Нажимаем на кнопку «Добавить блок» → «Кнопки и ссылки». Из предложенных вариантов выбираем «Список ссылок на всю ширину экрана».
Редактируем информацию в каждом пункте. При необходимости добавляем новые строки.
Для каждого пункта добавляем ссылку и выбираем команду «Перейти по внешней ссылке» или «Скачать файл».
По аналогии с нашим примером создайте и заполните все страницы вашей базы. Добавьте разделы с именами и телефонами сотрудников, методические рекомендации, регламенты по работе с CRM, видеоролики, скрипты для общения с клиентами и другую полезную информацию.
При создании базы знаний могут потребоваться разделы с одинаковой структурой и единым дизайном. В этом случае лучшим решением будет создать страницу, а потом скопировать ее:
- Выберите БЗ в разделе «База знаний».
- Нажмите «Действия» → «Посмотреть страницы».
Выберите нужную, нажмите «Действия» → «Копировать страницу».
Страница успешно скопирована. Теперь ее можно заполнять.
Как настроить права доступа к базе знаний в «Битрикс24»
По умолчанию всем сотрудникам компании разрешено создавать и редактировать базы знаний компании. Администратор «Битрикс24» может настраивать права, например, закрывать доступ для всех и открывать его для конкретных сотрудников. Предоставлять права на все или на определенную БЗ. Инструкция по настройке доступа к базе знаний «Битрикс 24»:
- Перейдите в раздел «Компания» → «База знаний».
- Кликните по шестеренке и выберите пункт «Права доступа».
- Добавьте новую роль.
- Задайте необходимые права доступа к БЗ для этой роли.
Примените эту роль к нужному сотруднику, группе или отделу компании.