Как добавить общий почтовый ящик в outlook 365

Добавление общего почтового ящика в Outlook Mobile

Если вы используете Outlook для iOS или Outlook для Android, вы можете добавить общий почтовый ящик, у вас есть разрешения на доступ к Outlook Mobile.

Использование общего почтового ящика на мобильных устройствах (смартфонах и планшетах)

Для доступа к общему почтовому ящику на мобильном устройстве выполните указанные ниже действия.

1. Войдите в свою основную учетную запись в программе Outlook для iOS или Android.
2. Нажмите кнопку Добавить учетную запись в левой области навигации, а затем нажмите Общий почтовый ящик.
   
3. Если у вас несколько учетных записей в Outlook Mobile, выберите учетную запись, у которой есть разрешения на доступ к общему почтовому ящику.
   

По окончании настройки учетной записи общий почтовый ящик будет отображаться в списке учетных записей в программе Outlook для iOS или Outlook для Android.

Для удаления общего почтового ящика выберите меню Параметры > Учетные записи. Затем нажмите общий почтовый ящик и выберите Удалить учетную запись.

Открытие и использование общего почтового ящика в Outlook в Интернете

Общие почтовые ящики позволяют группе людей с легкостью отслеживать и отправлять электронную почту с публичных электронных адресов, например info@contoso.com. Когда пользователь в группе отвечает на сообщение, отправленное в общий почтовый ящик, ответ, как представляется, приходит с общего адреса, а не от отдельного пользователя. Также можно использовать общий почтовый ящик как общий календарь группы.

Совет: Чтобы вы могли использовать общий почтовый ящик, Администратор Microsoft 365 должен создать его и добавить вас в качестве участника. Дополнительные сведения см. в статье Создание общего почтового ящика с описанием действий администратора.

Добавление почтового ящика общего доступа для отображения под адресом главного почтового ящика

Воспользуйтесь этим методом, если Вы желаете одновременно отслеживать почту из главного ящика и почтового ящика общего доступа. После выполнения этой задачи общий почтовый ящик и его папки отображаются в области навигации слева при каждом открытии Outlook в Интернете.

1. Войдите в свою учетную запись в Outlook в Интернете.
2. Для Exchange Online почтовых ящиков щелкните правой кнопкой мыши Папки в области навигации слева и выберите Добавить общую папку. Для локальных почтовых ящиков Exchange щелкните правой кнопкой мыши имя основного почтового ящика (например, Молли Демпси) в области навигации слева и выберите Добавить общую папку.
3. В диалоговом окне Добавление общей папки введите имя или адрес электронной почты пользователя, с которым вы совместно используете общий почтовый ящик, а затем нажмите кнопку Добавить. Или введите имя общего почтового ящика, участником которого вы являетесь, например info@contoso.com.

Почтовый ящик общего доступа появится в списке папок в Outlook в Интернете. Вы можете развернуть или свернуть папки почтового ящика общего доступа, как и папки главного почтового ящика. Вы также можете удалить почтовый ящик общего доступа из списка папок. Чтобы сделать это, щелкните по нему правой кнопкой мыши и выберите команду Удалить папку общего доступа.

Получение уведомлений о новых сообщениях в общем почтовом ящике

Чтобы получать уведомления о новых сообщениях в папке «Входящие» общего почтового ящика, необходимо открыть общий почтовый ящик в отдельном окне браузера.

Открытие почтового ящика общего доступа в отдельном окне браузера

Воспользуйтесь этим методом, если Вы хотите просматривать электронную почту в почтовом ящике общего доступа и управлять ею в отдельном окне браузера. Этот метод также позволяет получать уведомления о новых элементах в папке «Входящие» общего почтового ящика.

1. Войдите в свою учетную запись в Outlook в Интернете.
2. На панели навигации Outlook в Интернете щелкните свое имя. После этого появится список.
3. Щелкните Открыть другой почтовый ящик.
4. Введите адрес электронной почты другого почтового ящика, который нужно открыть, и нажмите кнопку Открыть. Новый сеанс Outlook в Интернете откроется в отдельном окне, позволяя перейти к другому почтовому ящику.

Совет: Если Вы неправильно введете адрес электронной почты, появится сообщение «Совпадения не найдены». Попробуйте ввести адрес электронной почты еще раз.

Отправка электронной почты из почтового ящика общего доступа

1. Выберите Создать почту над списком папок. В области чтения откроется форма создания сообщения.
2. В верхней части сообщения выберите >Показать из. Вам будет показано, что получатели этого сообщения будут видеть, что оно отправлено из общего почтового ящика, а не из вашей личной учетной записи электронной почты.
3. При первом использовании общего почтового ящика необходимо добавить адрес в параметры, доступные в раскрывающемся списке От :
   1. Щелкните правой кнопкой мыши по адресу и выберите команду Удалить.
   2. Введите общий адрес. При следующем ответе из общего почтового ящика его адрес будет отображаться как параметр в раскрывающемся списке От .
4. Чтобы добавить получателей, можно ввести имя любого пользователя из папки контактов или списка адресов организации либо указать адрес электронной почты в поле Кому или Копия. Когда Вы впервые вводите имя определенного человека, Outlook в Интернете ищет его адрес. После этого имя сохраняется в кеше, благодаря чему соответствующий адрес определяется быстрее.
5. Введите тему.
6. Введите сообщение, которое Вы желаете отправить.
7. Когда сообщение будет готово, нажмите кнопку Отправить.

Ответ на письма, отправленные на общий почтовый ящик

При первом ответе на сообщение, отправленное в общий почтовый ящик, необходимо добавить общий адрес в раскрывающийся список От . Ниже описано, как это сделать.

1. Откройте Outlook в Интернете и перейдите в общий почтовый ящик.
2. Откройте сообщение, отправленное на общий адрес.
3. Нажмите кнопку Ответить.
4. В верхней части сообщения выберите >Показать из.
5. Щелкните правой кнопкой мыши по адресу и выберите команду Удалить.
6. Введите общий адрес и отправьте сообщение. При следующем ответе из общего почтового ящика его адрес будет отображаться как параметр в раскрывающемся списке От .

Использование общего календаря

Одно из преимуществ общего почтового ящика заключается в том, что любой пользователь, имеющий доступ к общему почтовому ящику, также имеет полные права на доступ к календарю. Вы можете создавать, изменять и удалять события в календаре. Используете общий календарь так же, как собственный. Вот краткий список задач, которые можно выполнять с календарем общего почтового ящика:

• сообщать сотрудникам о том, что вы уходите в отпуск или будете отсутствовать в офисе;
• создавать собрание рабочей группы;
• изменять события календаря, созданные другими пользователями;
• отменять собрание, созданное другим человеком.

Чтобы открыть общий календарь, выполните следующие действия:

1. Войдите в почтовый ящик с помощью Outlook в Интернете и выберите Календарь.
2. Щелкните правой кнопкой мыши Другие календари и выберите команду Открыть календарь.
3. В каталоге From найдите общий календарь, который нужно открыть. Выберите общий почтовый ящик, который нужно открыть, и нажмите кнопку Открыть.
4. Общий календарь отобразится в списке папок календаря.

Использование общего почтового ящика на мобильных устройствах (смартфонах и планшетах)

Чтобы получить доступ к общему почтовому ящику на мобильном устройстве, откройте браузер, войдите в Microsoft 365 и перейдите к Outlook в Интернете. Из Outlook в Интернете вы можете получить доступ к общему почтовому ящику.

Нельзя открывать общий почтовый ящик из приложения Outlook, установленного на мобильном устройстве. Вам нужна эта возможность? Сообщите об этом техническим специалистам Outlook. Проголосуйте за нее здесь!

Отправка автоматических ответов с общего почтового ящика

Только администратор Microsoft 365 имеет разрешения на настройку возможности отправки автоматических ответов из общего почтового ящика. Инструкции по созданию общего почтового ящика см. в статье Создание общего почтового ящика.

Сведения об общих почтовых ящиках

Общие почтовые ящики используются, если нескольким людям необходим доступ к одному и тому же почтовому ящику, например к электронному адресу службы поддержки, почтовому ящику со сведениями о компании, столу регистрации или к другой функции, которую совместно используют несколько человек.

Пользователи с разрешениями для почтового ящика группы «Отправить как» или «Отправить от имени» могут отправлять сообщения с электронного адреса почтового ящика, если это разрешено администратором. Эта возможность особенно полезна для почтовых ящиков службы справки и поддержки, так как пользователи могут отправлять письма из таких групп, как «Служба поддержки Contoso» или «Создание стола регистрации».

Перед созданием общего почтового ящика необходимо знать следующее:

• Лицензии: Общий почтовый ящик может хранить до 50 ГБ данных без назначения ему лицензии. Для хранения большего объема почтовому ящику нужно назначить лицензию. Дополнительные сведения о лицензировании общих почтовых ящиков см. в разделе Ограничения Exchange Online. Когда размер общего почтового ящика достигнет предела, в течение некоторого времени вы сможете получать электронную почту, но не сможете отправлять новые сообщения. Затем вы перестанете получать электронную почту. Пользователи, отправившие сообщения в этот почтовый ящик, будут получать уведомление о недоставке.

В следующих сценариях требуется лицензия Exchange Online плана 2.

• Общий почтовый ящик имеет более 50 ГБ хранилища.
• Общий почтовый ящик использует архивирование на месте.
• Общий почтовый ящик помещается на удержание для судебного разбирательства.

Пошаговые инструкции по назначению лицензий см. в статье Назначение лицензий пользователям.

• Разрешения пользователя: Необходимо предоставить пользователям разрешения (членство) на использование общего почтового ящика. Использовать общий почтовый ящик могут только пользователи в пределах организации.
• Внешние пользователи: Вы не можете предоставить пользователям за пределами вашей организации (например, людям с учетной записью Gmail) доступ к общему почтовому ящику. Если вы хотите сделать это, попробуйте создать группу для Outlook. Дополнительные сведения см. в статье Создание группы Microsoft 365 в Центре администрирования.
• Использование с Приложением Outlook для Android и iOS: Помимо использования Outlook в Интернете из браузера для доступа к общим почтовым ящикам, вы также можете использовать приложение Outlook для iOS или Outlook для Android. Дополнительные сведения см. в статье Добавление общего почтового ящика в Outlook Mobile. Другой вариант — создать группу для общего почтового ящика. Дополнительные сведения см. в статье Сравнение групп.
• Шифрования: Невозможно зашифровать электронную почту, отправленную из общего почтового ящика. Это связано с тем, что общий почтовый ящик не имеет собственного контекста безопасности (имя пользователя или пароль), поэтому ему нельзя назначить ключ. Если участником является несколько пользователей и они отправляют и получают сообщения электронной почты, зашифрованные с помощью собственных ключей, другие участники могут прочитать сообщение, а другие — нет, в зависимости от того, какой открытый ключ был зашифрован.
• Преобразование почтовых ящиков: Почтовые ящики пользователей можно преобразовать в общие почтовые ящики. См. статью Преобразование почтового ящика пользователя в общий почтовый ящик.
• Администратор роли. Пользователи с ролями глобального администратора или администратора Exchange могут создавать общие почтовые ящики.
• Требования к подписке: Чтобы создать общий почтовый ящик, необходимо подписаться на план Microsoft 365 для бизнеса, включающий электронную почту (служба Exchange Online). Подписка Приложения Microsoft 365 для бизнеса не включает электронную почту. Microsoft 365 бизнес стандарт включает электронную почту.
• Вход: Общий почтовый ящик не предназначен для прямого входа с помощью связанной учетной записи пользователя. Вы всегда должны блокировать вход для учетной записи общего почтового ящика и держать ее заблокированной.
• Слишком много пользователей: При одновременном доступе к общему почтовому ящику слишком много назначенных пользователей (поддерживается не более 25), они могут периодически не подключаться к этому почтовому ящику или иметь несогласованность, например дублирование сообщений в папке исходящих. В этом случае уменьшите число пользователей или используйте другую рабочую нагрузку, например группу Microsoft 365.
• Удаление сообщения: К сожалению, вы не можете запретить пользователям удалять сообщения в общем почтовом ящике. Единственный способ обойти это — создать группу Microsoft 365 вместо общего почтового ящика. Группа в Outlook похожа на общий почтовый ящик. Сравнение этих двух групп см. в разделе Сравнение групп. Дополнительные сведения о группах см. в статье Сведения о группах Microsoft 365.
• Несколько регионов В среде с несколькими регионами общие почтовые ящики должны лицензироваться так же, как и почтовый ящик пользователя. Обратите внимание, что аудит почтовых ящиков между регионами не поддерживается. Например, если пользователю назначены разрешения на доступ к общему почтовому ящику в другом географическом расположении, действия с почтовым ящиком, выполняемые этим пользователем, не регистрируются в журнале аудита почтовых ящиков общего почтового ящика.

Для доступа к общему почтовому ящику пользователь должен иметь лицензию на Exchange Online, но для общего почтового ящика не требуется отдельная лицензия. У каждого общего почтового ящика есть соответствующая учетная запись пользователя. Вы заметили, что вам не потребовалось указывать пароль при создании общего почтового ящика? У этой учетной записи есть пароль, но он создается системой (неизвестен). Не следует использовать учетную запись для входа в общий почтовый ящик. Однако без лицензии общие почтовые ящики ограничены размером 50 ГБ. Чтобы увеличить максимальный размер до 100 ГБ, необходимо назначить общему почтовому ящику лицензию Exchange Online (план 2). Лицензия Exchange Online плана 1 с лицензией на надстройку Exchange Online Archiving только увеличивает размер архивного почтового ящика. Это также позволит включить автоматическое расширение архивирования для дополнительной емкости архивного хранилища. Чтобы наложить на почтовый ящик общего доступа удержание для судебного разбирательства, необходимо назначить этому общему почтовому ящику лицензию Exchange Online (план 2) или лицензию Exchange Online (план 1) с дополнительной лицензией Exchange Online Archiving.

Если вы хотите применить дополнительные функции, такие как Microsoft Defender для Office 365, обнаружение электронных данных (премиум) или политики хранения, могут потребоваться лицензии. Дополнительные сведения см. в руководстве по лицензированию Microsoft 365 по обеспечению соответствия требованиям безопасности&.

До июля 2018 года все нелицензированные общие почтовые ящики были подготовлены размером 100 ГБ. Дополнительные сведения см. в статье Исправление подготовки и изменения размера общего почтового ящика.

Устранение неполадок с общим почтовым ящиком

Ошибка при создании общих почтовых ящиков

Если отображается сообщение об ошибке, адрес прокси-сервера «smtp: общего почтового ящика» уже используется адресом прокси-сервера или устаревшим именем ExchangeDN «». Выберите другой адрес прокси-сервера. Это означает, что вы пытаетесь присвоить общему почтовому ящику имя, которое уже используется. Например, предположим, что вам необходимо завести общие почтовые ящики с именами info@domain1 и info@domain2. Это можно сделать двумя способами:

• Используйте Exchange Online PowerShell. Инструкции по созданию общих почтовых ящиков с одинаковым псевдонимом в разных доменах см. в этой записи блога.
• Присвойтите второму общему почтовому ящику имя, отличное от начала, чтобы обойти ошибку. Затем в Центре администрирования переименуйте общий почтовый ящик таким, каким он должен быть.

Ошибка, из-за которой при использовании общего почтового ящика не было разрешений на отправку

Если вы создали общий почтовый ящик, а затем попытались отправить сообщение из него, вы можете получить следующее:

Не удалось отправить это сообщение. У вас нет разрешения на отправку сообщения от имени указанного пользователя.

Это сообщение появляется при возникновении проблемы с задержкой репликации в Microsoft 365. Он должен уйти через час или около того, когда информация о новом общем почтовом ящике (или добавленном пользователе) будет реплицирована во все наши центры обработки данных. Подождите час и повторите попытку, чтобы отправить сообщение.

Как добавить общий почтовый ящик на мобильное устройство?

Службе технической ИТ-поддержки необходимо создать общий почтовый ящик и добавить вашу учетную запись в него из консоли администратора Microsoft 365. После этого вы можете добавить общий почтовый ящик в мобильное приложение Outlook.

Нажмите кнопку Добавить учетную запись на боковой панели, а затем выберите Добавить общий почтовый ящик в появившемся меню. Это запустит процесс добавления учетной записи.

Нужна дополнительная помощь?

Нужны дополнительные параметры?

Изучите преимущества подписки, просмотрите учебные курсы, узнайте, как защитить свое устройство и т. д.

В сообществах можно задавать вопросы и отвечать на них, отправлять отзывы и консультироваться с экспертами разных профилей.