Как добавить ресурсы в ms project

Инструменты назначение ресурсов в MS Project Pro

Видео материала «Инструменты назначение ресурсов в MS Project Pro»

Назначение ресурсов проекта в плане-графике в MS Project

Ниже приведенная информация является справочным материалом. Подробнее о данном материале и его практическом применении вы можете узнать, просмотрев видео.

Назначение и его основные характеристики в MS Project

Назначением называется связь между задачей и ресурсом, необходимым для завершения этой задачи. На одну задачу может быть назначено произвольное количество ресурсов, как рабочих, так и материальных (другими словами, с одной задачей может быть связано несколько назначений).
Основными характеристиками назначения (независимо от типа ресурса) являются:

• Выделяемое количество ресурсов.
• Работа.
• Профиль загрузки.
• Норма потребления (для материальных ресурсов).

Выделяемое количество ресурсов – количество единиц ресурса, которое может быть использовано при выполнении задачи. Материальный ресурс, может измеряться в любой размерности указанной в поле «Единица измерения«. Для рабочих ресурсов – соответствует количеству рабочего времени ресурса, которое может быть использовано при выполнении задачи.
Для назначения работа – это трудозатраты ресурса при выполнении задачи. Под трудозатратами ресурса понимается количество затрачиваемого рабочего времени ресурса. Работу следует отличать от длительности задачи.
Работа также определяется для задач и для ресурсов. Для задачи работа – это суммарные трудозатраты всех ресурсов, участвующих в выполнении задачи. Для ресурса – сумма трудозатрат ресурса по всем задачам, на которые назначен ресурс.
Профиль загрузки – это способ распределения работы по времени выполнения задачи. По умолчанию MS Project использует так называемый плоский профиль загрузки, т.е. на каждый рабочий день для ресурса планируются одинаковые трудозатраты. Наряду с плоским профилем загрузки MS Project позволяет использовать несколько предопределенных профилей загрузки. Кроме того, Вы можете самостоятельно отредактировать распределение работы по дням для любого назначения.

Работа с назначениями. Назначение ресурсов на задачи в MS Project

Назначение ресурсов в описании задачи
Для назначения ресурсов непосредственно при описании задачи необходимо:

1. Открыть окно «Сведения о задаче» для этого необходимо два раза нажать на названии задачи или выделить задачу и нажать на кнопку «Сведения» на закладке «Задача».
2. В открывшемся окне «Сведения о задаче» перейдите на закладку «Ресурсы».
3. В окне ввода Вы можете ввести название ресурса, если данное название совпадает с названием уже имеющегося ресурса, он автоматически будет назначен на задачу, если название не совпадает, будет создан новый ресурс типа «Трудовой». Во избежание дублирования станьте пустую строку, и нажмите на стрелку вниз в правой части строки, после чего из выпадающего списка выберите название ресурса.
4. В поле «Владелиц» выводится имя пользователя владельца ресурса, которому будет отправляться согласование использования данного ресурса. Для всех локальных и универсальных ресурсов это поле пустое.
5. В поле «Единицы» введите объем необходимого ресурса. Если вводите трудовой ресурс необходимо указать процент времени ресурса, которое он будет тратить на реализации данной задачи. Если Вы вводите материальный ресурс введите его количество в размерности указанной в представлении «Лист ресурсов». Если вводите затратный ресурс ничего не вводите.
6. В поле «Затраты» будет выведено стоимость использования данного ресурса. Для трудовых и материальных ресурсов данное значение будет подсчитано автоматически при нажатии кнопки «ОК». Для затратных ресурсов необходимо указать сумму которую планируете потратить на реализацию данной задачи этим ресурсом.

После ввода ресурса не забудьте уменьшить фиксированные затраты задачи проекта на сумму которую вы планируете потратить на введенные Вами ресурсы.

Чтобы назначить ресурс задаче:

1. Перейдите в представление Диаграмма Ганта и перейдите на страницу «Ресурсы».
2. Выберите задачу, которой Вы хотите создать назначение ресурса.
3. Нажмите на кнопку «Назначить ресурсы». Появится соответствующее диалоговое окно:
4. В поле «Название ресурса» выберите ресурс, который Вы хотите назначить на задачу. Если Вы хотите создать новый ресурс, перейдите на свободную ячейку в таблице диалогового окна и введите имя ресурса. Дважды щелкнув мышкой по имени ресурса, Вы вызовете окно «Сведения о ресурсе», при помощи которого Вы сможете ввести информацию о ресурсе. Вы также можете выбрать имя ресурса из адресной книги Вашей системы электронной почты. Для этого нажмите на кнопку «+» слева от «Параметры списка ресурсов». Затем нажмите на кнопку «Добавить ресурсы» и в выпадающем списке выберите пункт «From Adress Book» (Из адресной книги…). MS Project покажет Вам окно, в котором Вы должны будете из списка адресатов выбрать, требуемые Вам ресурсы. После того, как Вы нажмете на кнопку «OK», адресаты из адресной книги будут добавлены в список ресурсов проекта и для них будут созданы назначения.
5. В поле Единицы укажите выделяемое количество единиц ресурса в данном назначении. Для рабочего ресурса значение указывается в процентах (количество рабочего времени).

Для материального ресурса значение указывается с использованием единиц измерения для ресурса. По умолчанию для материального ресурса указывается фиксированная норма потребления. Если Вы хотите указать переменную норму потребления для материального ресурса, то укажите значение с использованием единиц измерения для ресурса, приведенного к единице времени. Например, для того чтобы указать для материального ресурса цемент норму потребления «1 тонна в сутки», а для цемента единица измерения указана как «т», то в поле Единицы необходимо будет указать значение «1 т/д».

При необходимости можно выбрать несколько ресурсов одновременно. Для этого, указывая на ресурс, пользуйтесь клавишей Ctrl.
Чтобы удалить назначение в окне «Назначить ресурсы» выберите ресурс, назначение которого необходимо удалить и нажмите на кнопку «Удалить».
Чтобы заменить один ресурс в назначении на другой в окне «Назначить ресурсы» выберите ресурс, который Вы хотите заменить в назначении и нажмите на кнопку «Заменить». В появившемся окне «Замена ресурса» выберите ресурс для замены.

При назначении ресурсов с корпоративного пула ресурсов в рамках ИСУП MS EPM необходимо перейти на закладку «Ресурсы» пункт меню «Пул ресурсов» подпункт «Корпоративный пул». После чего открывается специальное окно где будет выведено перечень ресурсов корпоративного пула и возможность перенести их в лист ресурсов проекта.

Назначение ресурсов через описание задач

1. Перейдите на закладку «Задача«. Нажмите на кнопку «Отобразить сведения о задаче«, после чего откроется нижняя часть экрана.
2. Нажмите левую кнопку на открывшейся панели и перейдите на закладку «Формат«. Нажмите на кнопку «Трудозатраты» для вывода нужного набора данных.
3. Укажите перечень ресурсов в списке в столбце «Название ресурсов«. После укажите объемы ресурсов в столбце «Единицы» или «Трудозатраты» (объемы материалов или работ для бригад указывайте также в столбце «Трудозатраты«).
4. После назначения ресурсов на задача нажмите кнопку «Ок«.

Данный материал рассматривается на практических тренингах на ресурсе Онлайн-курсы.

Назначение ресурсов на задачи в MS Project Online

Видео материала «Назначение ресурсов на задачи в MS Project Online»

Как назначать корпоративные ресурсы на задачи проекта в MS Project Online

Ниже приведенная информация является справочным материалом. Подробнее о данном материале и его практическом применении вы можете узнать, просмотрев видео.

Добавление корпоративных ресурсов в проект

Для назначения ресурсов в проект в MS Project Online необходимо предварительно описать корпоративные ресурсы: трудовые, материальные и затратные. Как описать эти ресурсы смотрите в материалах «Трудовые ресурсы в MS Project Online», «Материальные ресурсы в MS Project Online», «Затратные ресурсы в MS Project Online» соответственно.

Для назначения ресурсов в проект необходимо первым этапом выбрать ресурсы из корпоративного пула и назначить их в проект и вторым этапом из назначенных ресурсов выбрать те, которые будут участвовать при реализации каждой из задач проекта.

Для реализации этих шагов необходимо выполнить следующие действия:

1. Выберите проект и откройте его.
2. На закладке «Проект» выберите «Построение группы«.
3. Среди представлений возможно выбрать представления «Все ресурсы» или «Затратные ресурсы» или др.
4. Добавьте в представления столбец «СДРрес«. Выберите пункт меню «Параметры сервера» и далее «Управление представлениями«. Найдите строку «Построитель групп» и перейдите на любое представление. В окне «Поля» выберите среди «Доступные поля» СДРрес и нажмите на добавить. «СДРрес» отобразится среди «Отображаемые поля«. Сохраните настройки.
5. Выберите необходимый ресурс для добавления его в проект и нажмите кнопку «Добавить«.
6. Сохраните все выбранные ресурсы по кнопке «Сохранить и закрыть«.

Назначение корпоративных ресурсов на задачи проекта

После добавления ресурсов можно их назначить:

1. Перейдите на представление «Сводка по задачам«.
2. В столбце «Название ресурсов» напротив задачи выберите необходимый ресурс.
3. Сохраните назначения.

Для указания объемов назначенных ресурсов необходимо:

1. Переходите на представление «Сводка по назначениям«.
2. В столбце «Трудозатраты» укажите в каком объеме задействован в проекте ресурс.
3. Сохраните внесенные изменения и опубликуйте.

Добавление ресурса в Project Web App

После предоставления общего доступа к сайту Project Web App другому пользователю можно сделать этого пользователя ресурсом. Ресурсы — это люди, материалы и финансовые средства, необходимые для выполнения проекта.

Чтобы добавить ресурс в пул ресурсов в Project Web App, выполните указанные ниже действия.

1. На панели быстрого запуска нажмите кнопку Ресурсы.
2. Нажмите Ресурсы >Создать.
3. Выберите параметр Тип для нового ресурса:
   • трудовые ресурсы — это люди, выполняющие задачи проекта;
   • материальные ресурсы — это средства, необходимые для выполнения проекта (к ним могут относиться, например, транспортные средства, компьютеры или конференц-залы);
   • затратные ресурсы — это расходы, связанные с проектом, например оплата гостиницы или авиабилетов.
4. Если добавляется ресурс, помогающий следить за бюджетом проекта, установите флажок Бюджет.
5. Если добавляется ресурс, представляющий целую категорию ресурсов, например «Разработчик» или «Подрядчик, установите флажок Универсальный.
6. В разделе Сведения для идентификации установите флажок Ресурс может выполнять вход в Project Web App, если нужно, чтобы ресурс мог выполнять вход и отправлять расписание, вводить сведения о ходе выполнения задачи или просматривать проект в Project Web App. Обычно это применимо только к трудовым ресурсам.
7. Выполните одно из следующих действий:
   • Если вы установили флажок Ресурс может выполнять вход в Project Web App, в разделе Проверка подлинности пользователя введите имя или адрес электронной почты ресурса в поле Учетная запись пользователя.
   • Если флажок Ресурс может выполнять вход в Project Web App не установлен, укажите отображаемое имя ресурса, а также его адрес электронной почты, идентификатор СДРес и, при необходимости, инициалы.
8. Выберите для ресурса атрибуты назначения. Не знаете, какие атрибуты задать?
9. Выберите значение параметра Отдел ресурсов (если применимо).
10. В разделе Поля групп укажите параметры Группа, Код, Центр затрат и Тип затрат, если это уместно.
11. Если организация использует рабочие группы в Project Web App, в разделе Сведения о группе выберите для ресурса наиболее подходящие параметры.
12. Нажмите кнопку Сохранить.

Дополнительные сведения об атрибутах назначения

Для каждого ресурса можно указать разные параметры в разделе Атрибуты назначения.

Ресурс необходимо утверждать для всех назначений проекта (только в Project Online и Project Server 2016)

Установите этот флажок, если хотите, чтобы руководитель ресурсов вплотную управлял временем этого ресурса. При использовании этого атрибута руководители проектов будут получать предупреждения о том, что перед назначением задач ресурсу они должны направлять руководителю ресурсов запрос на выделение времени.

Допускается выравнивание для ресурса

Установите этот флажок, если вам нужно равномерно распределить рабочее время ресурса в рамках проекта.

Базовый календарь

Выберите календарь, наиболее точно отражающий расписание данного ресурса.

Тип резервирования по умолчанию

Укажите, должен ресурс выделяться на проект при назначении на задачу или предлагаться для назначения.

Управляющий расписаниями

Выберите сотрудника, который будет утверждать расписание ресурса.

Владелец назначения по умолчанию

Выберите сотрудника, который будет управлять назначениями ресурса.

Введите дату, начиная с которой ресурс можно назначать на задачи.

Доступен по

Введите дату, до которой ресурс может работать над задачами.

Стандартная ставка

Укажите стандартную ставку ресурса.

Ставка сверхурочных

Укажите ставку ресурса для оплаты сверхурочных работ.

Текущие макс. единицы (%)

Укажите, какую часть своего времени этот ресурс доступен для работы над проектами. Например, ресурс может быть доступен только 20 часов в неделю. В этом случае в поле Текущие макс. единицы (%) следует указать «50».

Затраты на использование

Если с каждым назначением ресурса связаны затраты, укажите их в этом поле. Например, если в качестве ресурса добавляется микроавтобус, с ним может быть связана фиксированная арендная плата.

MS Project – Настройка ресурсов

В терминологии управления проектами требуются ресурсы для выполнения задач проекта. Это могут быть люди, оборудование, средства, финансирование или что-либо (кроме рабочей силы), необходимое для выполнения задачи проекта. Оптимальное планирование ресурсов является ключом к успешному управлению проектами.

Типы ресурсов

• Рабочие ресурсы – люди и оборудование для выполнения задач.
• Стоимость ресурсов – финансовые затраты, связанные с задачей. Путевые расходы, расходы на питание и т. Д.
• Материальные ресурсы – Расходные материалы, использованные в ходе реализации проекта. Например, краска используется при покраске стены.

Рабочие ресурсы – люди и оборудование для выполнения задач.

Стоимость ресурсов – финансовые затраты, связанные с задачей. Путевые расходы, расходы на питание и т. Д.

Материальные ресурсы – Расходные материалы, использованные в ходе реализации проекта. Например, краска используется при покраске стены.

Примечание. Имейте в виду принципиальное различие между ресурсами людей и оборудования. Кадровые ресурсы будут иметь ограниченные часы работы, скажем, 6, 8 или 12 часов. Ресурсы оборудования имеют различную работоспособность 2, 8 или 24 часа и могут также иметь перерывы на техническое обслуживание. Также обратите внимание, что возможно, что ресурсы нескольких людей могут использовать один ресурс оборудования, или одно оборудование может выполнять несколько задач.

Введите имена рабочих ресурсов

Вы можете вводить названия ресурсов по своему усмотрению.

Ресурс	пример
Рабочий ресурс как личность	Джон, Кевин
Рабочий ресурс как рабочая функция или группа	Инженер, координатор, машинистка
Рабочий ресурс как оборудование	Токарный станок, Earth Mover

Вовлеченные шаги

Click View tab → Resource Views group → Click Resource Sheet. Click the cell directly below the Resource Name heading column. Enter Resources as an individual person, job function or group.

По умолчанию поле Max Units установлено на 100%.

Ресурс Макс. Емкость

Поле Max Units представляет максимальную емкость ресурса для работы над назначенными задачами. 100% означает 100% рабочего времени ресурса, доступного для работы над назначенной задачей. Ресурс доступен полный рабочий день в каждый рабочий день. Если ресурс будет выделен для задачи или задач, которые потребуют больше, чем его / ее рабочие часы, ресурс будет перераспределен, и MS Project укажет это в красном формате.

Если ресурс представляет не отдельного человека, а функцию работы, где группа людей с одинаковым набором навыков может работать над задачей, мы можем ввести большее максимальное число единиц для представления количества людей в группе. Таким образом, 400% указали бы, 4 человека работают полный рабочий день каждый рабочий день.

Рабочие ресурсы как группа

Click View tab → Resource Views group → Click Resource Sheet Click the cell directly below Resource Name heading column Enter Resources as group, here we take an example of Engineers. Click the Max. Units field for the Engineers resource.

Введите или выберите 400%. Нажмите Ввод.

Рабочий ресурс как неполный рабочий день

Ввод значения менее 100% в Max.Units будет означать, что вы ожидаете, что емкость ресурса будет ниже, чем у штатного ресурса. Таким образом, 50% означают, что индивидуум работает на половину нормальной полной производительности, поэтому, если нормальная рабочая неделя составляет 40 часов, это равняется 20-часовой производительности.

Click View tab → Resource Views group → Click Resource Sheet. Click the cell directly below Resource Name heading column. Enter Resource as an individual or job function. Here let’s take an example.

Введите стоимость ресурса

Вы можете ввести стандартные тарифы и затраты на использование для работы и материальных ресурсов. Вы также можете ввести ставки сверхурочных для рабочих ресурсов. Стандартные тарифы рассчитываются на почасовой основе. Затраты на использование с другой стороны – это затраты, которые не зависят от задачи. Стоимость за использование – установленная плата, используемая для выполнения задачи. Есть три типа ресурсов – работа, материал и стоимость.

• Рабочие ресурсы – люди и оборудование для выполнения задач.
• Стоимость ресурсов – финансовые затраты, связанные с задачей. Путевые расходы, расходы на питание и т. Д.
• Материальные ресурсы – Расходные материалы, использованные в ходе реализации проекта. Как краска используется при покраске стены.

Рабочие ресурсы – люди и оборудование для выполнения задач.

Стоимость ресурсов – финансовые затраты, связанные с задачей. Путевые расходы, расходы на питание и т. Д.

Материальные ресурсы – Расходные материалы, использованные в ходе реализации проекта. Как краска используется при покраске стены.

Примечание. Имейте в виду принципиальное различие между ресурсами людей и оборудования. Кадровые ресурсы будут иметь ограниченные рабочие часы, скажем, 6, 8 или 12 часов. Ресурсы оборудования могут иметь различную работоспособность 2, 8 или 24 часа, а также могут быть перерывы на техническое обслуживание. Также обратите внимание, что вполне возможно, что ресурсы нескольких людей могут использовать один ресурс оборудования, или одно оборудование может выполнять несколько задач.

Затраты ресурсов не используют ставки оплаты. Помните, что цена за использование и стоимость ресурсов – это две разные вещи. Затратные ресурсы – это финансовые затраты, связанные с задачей, например, командировочные расходы, расходы на питание и т. Д. Стоимостная стоимость затратного ресурса назначается только при назначении затратного ресурса для задачи.

Проект рассчитывает стоимость задачи с помощью этой формулы –

Cost of Task = Work Value (in number of hours) x Resource’s Pay Rate.

Затем вы можете увидеть стоимость за ресурс и стоимость за задачу (а также расходы, сведенные к сводным задачам и всему плану). MS Project не будет автоматически применять сверхурочные расчеты.

Для ввода стандартных и сверхурочных ставок оплаты за трудовые ресурсы –

Click View tab → Resource Views group → Resource Sheet. Click the cell directly below Resource Name heading column to create Resources. Click the Std. Rate field for each resource to costs in hourly (default), daily, weekly, monthly and yearly rates.

В следующем примере ресурс Rasmus оставлен на нуле. Это полезно, когда вам не нужно отслеживать основанные на ставке расходы на некоторые ресурсы.

Нажмите Ovt. Поле тарифа для ввода ставок сверхурочных.

Добавить примечания к ресурсам

Click View tab → Resource Views group → Resource Sheet. Double-click the Resource, a Resource Information dialog box opens. Click on Notes tab. Here let’s enter a note for Rasmus as “Rasmus will work parttime”. Click OK.

Значок примечания теперь появляется слева от имени Расмуса в представлении Resource Sheet . При наведении на него появится заметка.

Настройка стоимости ресурсов

Вы можете использовать ресурс затрат для представления финансовых затрат, связанных с задачей в плане. Примерами затратных ресурсов являются путешествия, еда, развлечения и обучение. Таким образом, очевидно, что затратные ресурсы не работают над задачей и не влияют на планирование задачи.

Стоимость стоимости ресурса вводится при назначении его задаче.

Click View tab → Resource Views group → Resource Sheet. Click the empty cell in the Resource Name column. Type Training and press the Tab Key. In the Type field, click the down arrow to select Cost.