Как добавить запрос в отчет access

Использование запроса в качестве источника записей для формы или отчета

Запросы можно использовать для передачи данных в форму или отчет Access. Вы можете использовать запрос при создании формы или отчета либо изменить существующую форму или отчет, заявив свойство источника записей. При этом можно указать существующий запрос или создать новый.

Если в качестве источника записей используется запрос, редактировать данные может быть нельзя. Прежде чем использовать запрос в качестве источника записей, подумайте, нужно ли изменять данные.

В этой статье объясняется, как настроить свойство «Источник записей» для существующей формы или отчета и когда можно изменить данные запроса.

В этой статье не объясняется, как создать форму или отчет. Справку по созданию форм и отчетов см. в статьях «Создание формы в Access» и «Создание простого отчета».

В этой статье

• Использование существующего запроса в качестве источника записей формы или отчета
• Создание запроса в качестве источника записей формы или отчета
• Редактирование данных из запроса

Использование существующего запроса в качестве источника записей формы или отчета

В конструкторе применим свойство «Источник записей» к существующему запросу, который вы хотите использовать.

1. Откройте форму или отчет в конструкторе. Если лист свойств еще не открыт, нажмите F4, чтобы открыть его.
2. В окне свойств на вкладке «Данные» щелкните поле свойства «Источник записей».
3. Выполните одно из следующих действий:
   • Начните вводить имя запроса, который вы хотите использовать. Access автоматически заполняет имя объекта по мере его ввести. — или —
   • Щелкните стрелку и выберите запрос, который вы хотите использовать.

Создание запроса в качестве источника записей формы или отчета

В конструкторе используйте кнопку «Построить» () в поле свойства «Источник записей» для создания запроса, который будет использовать в качестве источника записей.

1. Откройте форму или отчет в конструкторе. Если лист свойств еще не открыт, нажмите F4, чтобы открыть его.
2. В окне свойств на вкладке «Данные» щелкните поле свойства «Источник записей».
3. Щелкните . Новый запрос откроется в конструкторе.
4. Спроектировать запрос, а затем сохранить и закрыть его. Справку по разработке запроса см. в статье «Создание простого запроса на выборку».

Редактирование данных из запроса

Одной из основных причин, по которой используются формы, является ввод и изменение данных. Некоторые запросы не поддерживают редактирование данных. Прежде чем использовать запрос в качестве источника записей для формы, подумайте, можно ли изменить данные запроса.

Когда можно изменить данные из запроса?

Вы можете изменить данные из запроса, если:

• Запрос основан только на одной таблице.
• Запрос основан на двух таблицах, между отношение «один-к-одному» таблицами.
• Свойство RecordsetType формы имеет тип Dynaset (Несогласованные обновления),и ни одно из условий в следующем разделе не применяется.

Примечание: Даже если вы можете изменить данные в запросе, некоторые его поля могут быть недоступны для редактирования. Такие дела перечислены в следующем разделе.

Когда я не могу редактировать данные из запроса?

Изменить данные из запроса невозможно, если:

• Запрос является перекрестный запрос.
• Запрос является SQL-запрос.
• Поле, в который вы пытаетесь изменить, является вычисляемое поле. В этом случае вы можете редактировать данные из других полей запроса.
• Запрос содержит предложение GROUP BY.

Как добавить несколько запросов в один отчет MS Access

Многие пользователи Access хотят добавить несколько запросов в отчет, чтобы результаты всех этих запросов были представлены в одном отчете. Если вы сможете это сделать, ваш отчет будет выглядеть очень всесторонним и профессиональным. Предоставляемые вами отчеты могут быть намного более подробными и информативными, если они содержат результаты нескольких запросов. При размещении нескольких запросов в отчете единообразия не требуется. Вы можете выбрать любой запрос, который вам нравится, и все они могут быть несвязанными, это не повлияет на результаты. Чтобы иметь возможность добавлять несколько запросов в отчет, вам необходимо создать несвязанный отчет, шаги для которого следующие:

1. Перейдите на вкладку «Создать» на ленте.
2. Чтобы открыть несвязанный отчет, выберите «Дизайн отчета».

После того, как вы закончите создание несвязанного отчета, вы можете начать добавлять запросы в новый несвязанный отчет. Для всех запросов, которые вы добавляете в отчет, вам также придется добавить вложенный отчет. Для этого выполните следующие действия:

1. Выберите вкладку «Дизайн» на ленте.
2. Перейдите на вкладку «Элементы управления», щелкните стрелку раскрывающегося меню и выберите «Подчиненные формы/подотчеты».

1. Выберите запрос, который вы хотите добавить в отчет, следуйте указаниям мастера и выберите все поля, которые вы хотите отобразить в отчете.

1. Добавьте подходящее название к вашему подотчету.
2. Завершите, нажав «Готово».

Выполнив эти шаги, вы сможете добавлять вложенные отчеты ко всем вашим запросам, они будут отображаться в виде непрерывной формы. Есть возможность смены формата, если этот формат вас не устраивает. Вы можете выбрать добавление вложенных отчетов в запрос, прежде чем добавлять их в основной отчет.

Шаги останутся прежними, но вложенные отчеты будут выбраны до того, как вы выберете запросы, которые хотите включить в отчет. Чтобы создать отчет с несколькими запросами, вам нужно будет выполнить указанные шаги для всех запросов и подотчетов. Это может занять много времени, но результат, безусловно, стоит всех ваших усилий.

Добавление нескольких запросов в отчет дает множество преимуществ. Это можно пояснить на примере базы данных клиентов. Если компания состоит из базы данных всех своих клиентов и хочет создать отчет о том, какой из ее продуктовost популярны среди разных слоев населения. Он может создать отчет с этими запросами, чтобы получить желаемый результат. Полученный отчет не только предоставит пользователю подробную информацию о популярных продуктах, но также и о том, к какой категории клиентов относятся эти продукты. Вы можете сделать этот отчет еще более подробным, если хотите узнать,ost лояльные покупатели товаров или те, кто приобрел товар максимальное количество раз.

Сбои в доступе также могут поставить под угрозу данные отчетов

Если вы столкнулись со сбоем Ms Access, не думайте, что ваши отчеты в безопасности. Немедленно запустить ремонт аккдб инструмент, чтобы вернуть ваши ценные данные, включая отчеты, и избежать потери данных. Когда вы ищете инструмент для восстановления, убедитесь, что выбранный вами инструмент имеет достоверную скорость восстановления и может работать с большими файлами.

MS Access – Основы отчетов

В этой главе мы расскажем об основах отчетов и о том, как создавать отчеты. Отчеты позволяют просматривать, форматировать и обобщать информацию в базе данных Microsoft Access. Например, вы можете создать простой отчет о телефонных номерах для всех ваших контактов.

• Отчет состоит из информации, извлекаемой из таблиц или запросов, а также информации, хранящейся в дизайне отчета, такой как метки, заголовки и графика.
• Таблицы или запросы, которые предоставляют базовые данные, также известны как источник записей отчета.
• Если все поля, которые вы хотите включить, существуют в одной таблице, используйте эту таблицу в качестве источника записи.
• Если поля содержатся в более чем одной таблице, вам нужно использовать один или несколько запросов в качестве источника записи.

Отчет состоит из информации, извлекаемой из таблиц или запросов, а также информации, хранящейся в дизайне отчета, такой как метки, заголовки и графика.

Таблицы или запросы, которые предоставляют базовые данные, также известны как источник записей отчета.

Если все поля, которые вы хотите включить, существуют в одной таблице, используйте эту таблицу в качестве источника записи.

Если поля содержатся в более чем одной таблице, вам нужно использовать один или несколько запросов в качестве источника записи.

пример

Теперь мы возьмем простой пример, чтобы понять процесс создания очень простого отчета. Для этого нам нужно перейти на вкладку «Создать».

Прежде чем нажать кнопку «Отчет», чтобы создать базовый отчет, убедитесь, что выбран правильный запрос. В этом случае qryCurrentProjects выбирается на вашей панели навигации. Теперь нажмите на кнопку «Отчет», которая сгенерирует отчет на основе этого запроса.

Вы увидите, что отчет открыт в режиме макета. Это позволяет быстро настроить размер или ширину любого из ваших полей, которые вы видите в отчете. Давайте теперь отрегулируем ширину столбцов, чтобы все было лучше.

Прокрутите вниз и настройте управление страницей внизу.

Это был очень быстрый способ создать очень простой отчет. Вы также можете внести незначительные изменения и корректировки в представлении дизайна отчета.

• Как и формы, отчет состоит из множества различных разделов.
• У вас есть подробный раздел, где все ваши данные по большей части хранятся.
• Вы также увидите верхний и нижний колонтитулы страницы; они появляются вверху и внизу каждой страницы вашего отчета.

Давайте теперь изменим заголовок отчета и присвоим ему другое имя.

Нажмите на значок сохранения, чтобы сохранить отчет.

Вы получите диалоговое окно выше.

Введите имя для вашего отчета и нажмите ОК. Если вы хотите посмотреть, как на самом деле будет выглядеть этот отчет, в режиме предварительного просмотра вы можете вернуться к кнопке «Просмотр» и нажать «Предварительный просмотр», чтобы увидеть, как будет выглядеть этот отчет при печати на бумаге или в формате PDF.

Используя инструменты в правом нижнем углу, вы можете увеличивать или уменьшать масштаб. У вас также есть несколько кнопок на вкладке «Предварительный просмотр», которые отображаются автоматически при переключении в режим предварительного просмотра. В разделе увеличения у вас есть просмотр одной страницы, двух страниц; или, если у вас более длинный отчет, вы можете просматривать сразу четыре страницы, восемь страниц или двенадцать страниц. Вы также можете настроить простые вещи, такие как размер бумаги, которую вы используете для печати, поля для отчета, ориентация, количество столбцов, настройка страницы и т. Д. И так вы можете создавать очень быстро. простой отчет с помощью кнопки «Отчет» на вкладке «Создать».

Создать отчет, используя дизайн отчета

Дизайн отчетов – это еще один метод создания быстрого отчета в Access. Для этого нам нужно использовать кнопку «Представление дизайна отчета», которая похожа на кнопку «Дизайн формы». Это создаст пустой отчет и откроет его непосредственно в представлении «Дизайн», что позволит вам изменить источник элемента управления и добавить поля непосредственно в представление «Дизайн» отчета.

Теперь перейдем на вкладку «Создать» и нажмите кнопку «Дизайн отчета».

Он откроет пустой отчет или несвязанный отчет, то есть этот отчет не связан ни с одним другим объектом в нашей базе данных.

На вкладке «Дизайн» в группе «Инструменты» выберите «Лист свойств». Это откроет панель свойств.

На вкладке «Данные» назначьте источник отчета этому отчету, чтобы подключить его к объекту базы данных, как показано на следующем снимке экрана.

Выберите qryLateProjects из выпадающего списка , и теперь следующий шаг – пройти и добавить некоторые поля в этот отчет, нажав кнопку Добавить список существующих полей на вкладке Дизайн.

Выберите поля, как на скриншоте выше.

Перетащите поля в отчет, как на скриншоте выше. Перейдите на вкладку «Упорядочить», и в группе «Таблица» у вас есть несколько вариантов выбора.

Существует макет с накоплением и табличный макет, который очень похож на электронную таблицу. Давайте выберем табличный макет.

Вы можете видеть, что он перемещает все метки в область заголовка страницы. Эти метки будут отображаться только один раз в верхней части каждой страницы, и запрос данных будет повторяться для каждой записи в разделе «Сведения». Теперь вы можете выполнить некоторые настройки, чтобы расширить поле ProjectName.

Как вы можете видеть на скриншоте выше, между разделом Detail и нижним колонтитулом есть много места.

Давайте перетащим Нижний колонтитул страницы вверх, чтобы уменьшить пространство, как на следующем скриншоте. Теперь перейдем на вкладку «Дизайн», нажмите кнопку «Вид» и выберите «Просмотр отчета».

Теперь вы можете видеть, что некоторые имена проектов не являются полными; Вы можете настроить это либо в режиме конструктора, либо в макете, чтобы сделать это.

Именно так мы создаем простой отчет только из представления конструктора.

Современные информационные технологии: СУБД Access 8. 0. Формирование запросов и Создание отчетов Текст научной статьи по специальности «Компьютерные и информационные науки»

Аннотация научной статьи по компьютерным и информационным наукам, автор научной работы — Дмитриева Марина Валерьевна, Дмитриев Юрий Игоревич

Статья продолжает серию публикаций по работе с системой управления базами данных ACESS 8.0. В данном номере приведены практические задания по формированию запросов и созданию отчетов. В следующем номере серия публикаций будет продолжена статьей о разработке реляционной базы данных.

i Надоели баннеры? Вы всегда можете отключить рекламу.

Похожие темы научных работ по компьютерным и информационным наукам , автор научной работы — Дмитриева Марина Валерьевна, Дмитриев Юрий Игоревич

Современные информационные технологии: СУБД Access 8. 0. Разработка реляционной базы данных
Современные информационные технологии: СУБД Access 8.0

Методика изучения СУБД Access в процессе моделирования, создания и работы над базой данных «История отечественных ЭВМ»

Знакомство с мультимедиа в Visual Basic. Уроки 4-5
Использование информационных технологий в юридическом образовании
i Не можете найти то, что вам нужно? Попробуйте сервис подбора литературы.
i Надоели баннеры? Вы всегда можете отключить рекламу.

Текст научной работы на тему «Современные информационные технологии: СУБД Access 8. 0. Формирование запросов и Создание отчетов»

Дмитриева Марина Валерьевна Дмитриев Юрий Игоревич

СОВРЕМЕННЫЕ ИНФОРМАЦИОННЫЕ ТЕХНОЛОГИИ:

ФОРМИРОВАНИЕ ЗАПРОСОВ И СОЗДАНИЕ ОТЧЕТОВ

В предыдущей статье были рассмотрены вопросы, связанные с созданием и редактированием таблиц и форм. В предлагаемой работе приведены практические задания по формированию запросов и созданию отчетов.

После того, как база данных сформирована, надо научиться извлекать из нее информацию. Извлечь информацию из базы данных можно с помощью различных запросов. MS Access располагает удобными средствами визуального проектирования объектов и, в частности, запросов.

Тема 5. Формирование запросов

Одна из основных задач системы управления базой данных — обеспечение запросов пользователей. Запрос можно рассматривать как вопрос о некоторых дан-

«Мосле Лого, как. ёауа faHHux сформировала, Надо ftatyimfacfr и^&ллека^л uf Лее иЛформагци^,

ных, хранящихся в базе данных. Например, сколько часов отработал сотрудник Краснов в марте? Запрос можно интерпретировать как распоряжение, на основании которого должны быть отобраны данные из базы. Например, можно сформировать запрос на определение всех сотрудников, работающих в заданный период времени. Источником построения запроса являются таблицы базы данных. В результате его выполнения также формируется таблица. Можно построить и сохранить часто используемые запросы. С помощью Access можно создавать запросы разных типов. Самым распространенным типом является запрос на выборку. Запрос в Access можно создавать либо вручную, либо с помощью Мастера запросов.

Практическая работа 5 Формирование запросов на выборку

1. Сформируйте запрос для получения информации о днях и часах работы определенного сотрудника, например, Петрова. • Выберите вкладку Запросы и нажмите на кнопку Создать. В окне Новый запрос выберите Конструктор и нажмите кнопку Ok.

• В окне Добавление таблицы выберите таблицу Учет времени работы и нажмите на кнопку Добавить. После появления в окне списка полей таблицы нажмите на кнопку Закрыть.

• В первую ячейку строки Поле перетащите из списка полей таблицы Учет времени работы поле Фамилия, во вторую — Текущая дата, в третью — Число часов.

В первую ячейку строки Условие отбора поместите выражение: «Петров». После выполнения описанных действий окно примет вид как на рисунке 1. 2. Выполните запрос, либо щелкнув на кнопке панели инструментов Запуск, либо выбрав пункт меню Запрос, Запуск. Для данных, хранящихся в текущий момент в базе данных Учет времени работы, в результате выполнения запроса будет сформирована таблица 1.

Фамилия Текущая дата Число часов

Петров 01.04.99 5

Петров 11.05.99 5

Петров 02.06.99 3

фор-морОлШе ¿шросО- Ял выборку.

3. Сохраните запрос, выполнив команду меню Файл, Сохранить, имя запроса — Сотрудник Петров.

4. Постройте запрос, который формирует таблицу, содержащую информацию о днях и часах работы сотрудника с фамилией Сидоров. Сохраните запрос под именем Работа Сидорова.

5. Сформируйте запрос для получения информации обо всех сотрудниках, работающих в определенный день. Сохраните под именем Определенный день.

6. Сформируйте запрос для получения информации обо всех сотрудниках, работающих 5 часов в день. Сохраните под именем Часы работы.

7. Сформируйте запрос о сотрудниках,

Мосле появления в окне списка полей Лаблщи, Ллфми&е кнопку Закриви.

работающих после 7 июня 1999 года. При построении запроса в строку Условие отбора следует поместить выражение >07. 06. 99. Сохраните под именем Работа после. 8. Предположим, что теперь нас интересует полная информация обо всех сотрудниках за определенный период времени (например, с 20 апреля 1999 года по 15 мая 1999 года). Для того чтобы ее получить при построении запроса, в строку Условие отбора следует ввести выражение between 20. 04. 99 and 15. 05. 99. Постройте запрос и сохраните под именем Определенный период.

‘иполни^е. ¿апрос, щелкнув Ла кнопке панели иЛсйрумеЛ&ов Запуск.

9. Исходную таблицу, построенные запросы и все таблицы, полученные в результате выполнения запросов, сохраните в своей папке и на дискете, покажите преподавателю.

Тема 6. Формирование запросов с параметром

Запрос с параметром позволяет определить одно или несколько условий отбора информации во время выполнения запроса. В результате выполнения преды-

^ормирование ¿апросоов с параметром.

дущего задания был построен запрос с именем Сотрудник Петров. Выполнение его приводило к формированию таблицы, в которой хранилась информация о работе сотрудника Петрова. Предположим, что директору фирмы требуется информация о работе каждого сотрудника. Если сотрудников немного, то можно для каждого из них сформировать соответствующий запрос. Если число сотрудников велико, то такой путь вряд ли приемлем. Access позволяет формировать запросы с параметром. В рассматриваемом случае параметром является фамилия сотрудника. При выполнении запроса с параметром появится диалоговое окно, в котором требуется указать фамилию того сотрудника, время работы которого нас интересует.

^формфцй&е ¿лорос, полугшбА

и-Нформалума о любом

Практическая работа 6 Формирование запросов с параметром

1. Сформируйте запрос, позволяющий получить информацию о любом сотруднике из таблицы Учет времени работы.

• Откройте файл, хранящий базу данных. Выберите вкладку Запросы, нажмите на кнопку Создать. В окне Новый запрос выберите Конструктор и нажмите кнопку Ок. После выделения и добавления необходимых таблиц закройте окно Добавление таблицы.

• Как и раньше, в первую ячейку строки Поле перенесите из списка полей поле Фамилия, во вторую — Текущая дата, в третью — Число часов.

• В первую ячейку строки Условие отбора поместите выражение: =[фамилия сотрудника]. Выполните запрос, нажав на кнопку Запуск или выбрав пункт меню Запрос, Запуск. При выполнении запроса высветится диалоговое окно, в котором надо задать значение переменной фамилия сотрудника, то есть написать фамилию сотрудника, информация о котором нас интересует, и нажать кнопку Ок. После выполнения

запроса с параметром, значение которого Сидоров, должна быть сформирована следующая таблица 2, а для сотрудника Костина — таблица 3. Сохраните запрос под именем Работа сотрудника. 2. Создайте запрос, в результате выполнения которого выдается информация о времени работы сотрудника в определенный день, который задается параметром. Сохраните его под именем День работы. 3 . Создайте запрос для формирования информации о сотрудниках, работающих после интересующей даты, которая задается параметром. При формировании запроса в строку Условие отбора следует поместить выражение >[дата]. При выполнении запроса потребуется задать значение параметра, то есть ввести интересующую нас дату. Сохраните запрос под именем После даты.

4. Создайте запрос для получения информации обо всех сотрудниках за определенный период времени. При формировании запроса в строку Условие отбора следует поместить выражение between [начало] and [конец]. При выполнении запроса потребуется задать начальную дату, а затем конечную для того периода времени, который нас интересует. Сохраните запрос под именем Работа за период. 5 . Сформируйте запрос, в результате выполнения которого выводится информация обо всех сотрудниках и всех часах, отработанных ими.

• Выберите вкладку Запросы и нажмите кнопку Создать. Далее выберите Конструктор для создания запроса и нажмите кнопку Ok. Выделите таблицу Учет времени работы и нажмите на кнопку Добавить. В окне запроса появляется список полей таблицы.

• Закройте окно Добавление таблицы с

Фамилия Текущая дата Число часов

Сидоров 01.04.99 3

Сидоров 05.04.99 5

Сидоров 11.05.99 3

Фамилия Текущая дата Число часов