Переход с Google Таблиц на Excel в Интернете
Чтобы загрузить лист в качестве файла Excel, перейдите к листу и нажмите Файл > Загрузить > Microsoft Excel (.xlsx).
Можно ли работать над электронной таблицей вместе с другими пользователями?
Конечно! Просто нажмите кнопку Общий доступ в правом верхнем углу.
Что произошло с панелью инструментов и меню?
Отличный вопрос! Первое, что вы увидите при первом запуске Excel, — это строка вкладок в верхней части экрана, а не панель инструментов и меню. Эта строка вкладок называется «лента». На ней находятся все инструменты и кнопки.
На вкладке Главная находятся наиболее часто используемые кнопки и функции: кнопки буфера обмена (такие как вырезание, копирование, вставка) и параметры форматирования (например, цвета, выравнивание и нумерованные списки).
Не забудьте просмотреть правую часть вкладки Главная: здесь находятся команды для вставки строк и столбцов, суммирования чисел и сортировки.
Могу ли я скачать Excel для своего планшета или телефона?
Конечно. Выберите тип устройства из приведенного ниже списка.
iOS
Android
Перенос данных из Excel в Google Таблицы и наоборот
В меню Файл выберите пункт Импорт:
Затем перейдите на вкладку Загрузка, нажмите на единственную кнопку Выберите файл на компьютере или перетащите иконку с файлом в это окно:
После того как вы выберете или перетащите файл, появится следующее окно импорта:
В первом случае (Создать таблицу) появится новый документ, во втором (Вставить лист(ы)) — новые листы в текущем документе, а в третьем все данные в текущем документе будут заменены на данные из импортированного файла Excel.
После того как вы выберете подходящий вариант, нажмите кнопку Импортировать.
Экспорт в Excel
Чтобы сохранить таблицу на локальный диск в формате Excel, проделайте следующий путь:
Файл → Скачать как → Microsoft Excel (XLSX)
Книга сохранится на ваш локальный диск.
Обратите внимание, что при экспорте в Excel не сохранятся изображения, которые вы загрузили с помощью функции IMAGE, а результаты работы функций, которых нет в Excel, сохранятся — но как значения. Это касается, например, функций SPLIT, IMPORTRANGE и других функций импорта (IMPORTXML, IMPORTDATA, IMPORTHTML), UNIQUE и COUNTUNIQUE, QUERY, REGEXEXTRACT, GOOGLEFINANCE.
Функции SPARKLINE превратятся в обычные спарклайны Excel.
Отсутствующие в Excel функции при экспорте превращаются в ЕСЛИОШИБКА (IFERROR), где в качестве первого аргумента будет запись вида __xludf.DUMMYFUNCTION (функция), которая и выдаст ошибку в Excel, а в качестве второго аргумента — то значение, которое возвращала эта функция в момент экспорта.
Канал «Google Таблицы — это просто» в Телеграме
Регулярно публикуем новые кейсы и советы. Заглядывайте в гости:
Невероятные Google Таблицы и как с ними работать
Не будем мучить вас долгими вступлениями, ведь статья посвящена инструменту, который пригодится даже школьнику. Это Google Sheets, или Google Таблицы. Особенно остановимся на функциях, которые будут помощниками в бизнесе.
Что такое Google Таблицы и чем они отличаются от Excel
Google Таблицы ― это бесплатный сервис для создания сложных таблиц. Проще говоря, аналог Microsoft Excel от компании Google, который уже давно стал популярен среди пользователей. Таблицы ― часть огромной системы для работы с документами от Google .
Чем отличается Excel от Google Таблицы? Преимущества сервиса от Гугл:
- Все документы доступныонлайн. Чтобы просматривать и редактировать Excel, вам нужно, чтобы документ был на вашем устройстве. То есть, если у вас под рукой нет, например, вашего рабочего ноутбука, вы не сможете посмотреть или передать находящуюся в нем информацию. Google Таблицы доступны для удаленной работы, в любое время и с любого устройства. Нужно только подключение к интернету и логин с паролем от аккаунта в сервисе.
- Возможность совместной работы. Лучшая функция, которая завоевала сердца многих. Объем заполняемых данных может быть очень большой и вполне нормально, что за подготовку большого проекта отвечает несколько человек. Google Таблицы учли эту потребность, поэтому, сделанные здесь документы могут редактировать одновременно несколько человек. Владельцу документа достаточно поделиться ссылкой и открыть доступ.
- Связь с другими сервисами Google. В Таблицах предусмотрены некоторые дополнительные функции, которые помогают собирать данные из других сервисов Гугл, например, вы можете добавлять отчеты из Google Analytics (об этом еще поговорим).
- Всё в одном месте. Аккаунт в Google системе ― это не только таблицы. У вас будет облачное хранилище, где вы можете держать таблицы, текстовые документы, презентации, картинки и многое другое.
Теперь время подробнее рассмотреть, как происходит основная работа с Гугл Таблицами.
Основные возможности Google таблиц
Если вы хоть немного разбираетесь в Excel от Microsoft, осилить Google Таблицы вы сможете быстро. Панель инструментов такая же: есть возможность использовать функции, создавать диаграммы, сортировать данные и т. п. Полный обзор сервиса вы можете прочитать в подробных инструкциях от Google.
Одно принципиальное и крутое отличие от Excel ― не нужно ничего сохранять. Все новые данные запоминаются системой автоматически. То есть вы больше не попадете в ситуацию, когда 3 часа работы над таблицей были потеряны, потому что вы забыли нажать на кнопку «Сохранить».
Как создать таблицу
Создать или открыть таблицу можно двумя способами:
- на главной странице;
- через Google Диск.
На главной странице Google Таблицы нужно нажать Пустой файл или выбрать уже существующую таблицу из списка:
Если вы находитесь в Google Диске, в левом верхнем углу нажмите Создать → Google Таблицы:
На главной Google Sheets отображаются все таблицы, которые вы когда-либо открывали. По умолчанию они отсортированы по дате просмотра. Чтобы открыть существующую таблицу, кликните по ней один раз.
Google Таблицы не изолированы от продуктов других производителей, и вы можете легко импортировать или экспортировать таблицы. Чтобы импортировать другие таблицы, в частности Excel, нажмите в верхнем меню Файл → Импортировать. Можно выбрать документ, уже загруженный на Google Диск, или перенести файл прямо с компьютера.
Формулы и функции в Гугл Таблицах
В Google Таблицах, как и в Excel, есть формулы. Они помогают делать большую часть необходимых расчетов: сумма, сравнение, условия и т. д.
- все формулы начинаются со знака равно (=);
- формулу необязательно писать полностью. Как только вы введете начало, появится подсказка, в которой можно будет выбрать нужную формулу;
- в скобках указываются данные, которые нужно использовать для вычислений: слова, номера ячеек.
Полный список формул можно посмотреть в инструкциях от Google.
Настройка совместного доступа
Как работать с доступами? Находясь в документе, в правом верхнем углу нажмите на кнопку Настройки доступа:
Теперь вы можете указать почтовый адрес человека, которому хотите открыть доступ, или дать права на просмотр всем, у кого есть ссылка на документ. Если у вас корпоративный аккаунт, появится возможность давать доступ только членам вашей организации (очень удобно, когда в документах Google ведутся корпоративные переписки и готовятся внутренние документы).
Для любого пользователя есть 3 уровня доступа к документу:
- читатель. Может только смотреть документ;
- комментатор. Может оставлять комментарии. Если он попытается удалить или добавить текст, его действие тоже будет отображаться как предложение, которое редактор может принять или отклонить.
- редактор. Ему доступны все функции документа.
Фильтры
Функция, которая тоже перекочевала из Excel, ― фильтрация. Она очень полезна при работе с большими объемами данных. Например, со списком покупателей или партнеров. Вы можете отфильтровать список так, что вам будут показаны только часто покупающие клиенты или, наоборот, те, кто уже несколько месяцев не делал заказы. Чтобы настроить фильтр, перейдите в раздел «Данные». Далее настроить фильтр можно двумя способами, которые немного отличаются:
- Инструмент«Создать фильтр». Фильтрация, созданная таким способом, будет применена для всех пользователей.
- Инструмент «Режимы фильтрации». Этот способ подойдет в том случае, если вам нужно отсортировать данные только для себя.
Совет. Если вы используете второй вариант, вы всё равно можете отправить коллеге таблицу с настроенной фильтрацией. Для этого установите нужный фильтр и в этом положении скопируйте URL.
Обратите внимание, что в режиме «Читатель» настройки, созданные инструментом «Создать фильтр», не отображаются.
Полезные функции для бизнеса
А теперь перейдем к интересным функциям, которыми особенно часто используются для бизнеса.
История изменений
Если есть возможность работать с документами сразу нескольким людям, значит, должен быть и инструмент для отслеживания всех действия? Вы правы. Он есть. Чтобы посмотреть все изменения, которые происходили в таблице:
Это особенно полезно, когда некоторые сотрудники уходят из компании и у вас есть возможность восстановить цепочку событий.
Защита определенных данных
Ограничить редактирование можно не только всего документа, но и отдельных частей таблицы: листов, диапазонов, ячеек. Чтобы запретить редактирование:
- Нажмите Данные → Защитить листы и диапазоны.
- Введите необходимый диапазон или лист и нажмите Задать разрешения:
Комментарии
Еще одна удобная функция для совместной работы ― комментарии. Иногда нужно что-то обсудить и сделать это можно без мессенджеров или видеозвонков. Чтобы оставить комментарий:
- Нажмите на ячейку, содержимое которой хотите обсудить.
- Нажмите на иконку Вставить комментарий или кликните по ячейке правой кнопкой мыши и выберите Комментарий:
Добавление диаграммы из Google Analytics
Google Analytics ― распространенный сервис среди бизнесменов и маркетологов. Чтобы все данные из сервиса загружались в таблицу:
- Установите дополнение. Для этого перейдите в Расширения → Дополнения → Установить дополнения → Google Analytics. Нажмите Установить.
- Теперь настроим отчет. Зайдите Расширения → Дополнения → Google Analytics → Create new report.
- Откроется редактор отчетов. Выберите все параметры, которые вам нужны и нажмите Create report. Указанные вами параметры появятся на новом листе.
- Теперь соберите данные. Снова перейдите в Расширения → Дополнения → Google Analytics и выберите Run reports. Все данные загрузятся на лист.
Интеграция с Google Формами
Google Формы любимы многими маркетологами. Они помогают быстро сделать опросы, ответы на которые можно собирать через email-рассылки, pop-up, SMS и при офлайн-опросах. Еще удобнее этот инструмент становится из-за того, что он легко интегрируется с Google Таблицами. Все данные, полученные при опросе, сразу собираются в удобные столбцы. Затем вы можете заниматься интерпретацией полученных данных.
Как связать опрос и таблицу? Есть 2 способа:
1. Создайте пустую таблицу и перейдите в Инструменты → Создать форму. После вы сразу попадете в интерфейс редактирования опроса. Больше ничего делать не нужно. Все ответы автоматически будут попадать в таблицу.
2. Перейдите в Google Формы и создайте необходимый опрос. В правом верхнем углу нажмите на иконку Создать таблицу. Все данные собираются в нужные столбцы.
После сбора данных вы может сделать таблицу удобнее: добавить названия столбцов, закрепить нужные строки, поставить фильтры и т. д.
Перевод текста
А вот представьте, что вы не знаете английский язык, а в вашей анкете пользователь оставил комментарий именно на нем. Это не проблема, ведь Таблица может перевести все моментально.
Для этого используйте формулу =GOOGLETRANSLATE(A2; «ru»; «en»), где A2 – ячейка с текстом для перевода, ru – язык оригинала, а en – язык, на который нужно перевести.
Проверка валидности email
Многие маркетологи собирают базу email для рассылки рекламы либо для важных уведомлений. В обоих случаях важно, чтобы почтовый адрес был верным. Проверить правильность email можно прямо в Google Таблице.
Самый простой способ ― создать функцию. Для этого:
- В ячейку напротив адреса впишите функцию =ISEMAIL (A2), где A2 ― ячейка с адресом, который нужно проверить.
- Нажмите Enter, и перед вами появится результат:
- ИСТИНА ― перед вами рабочий адрес;
- ЛОЖЬ ― пользователь ошибся или специально дал вам нерабочий контакт. Как жаль ��.
Интеграция с Lucidchart
Lucidchart ― это сервис для создания схем и диаграмм от Google. Его можно использовать для создания различных блок-схем для бизнеса, mindmap, онбординговых цепочек и воронок продаж, а также сложных диаграмм разных форм.
Благодаря Lucidchart в Google Таблицах можно сделать сложные диаграммы, которые нельзя сделать встроенными инструментами внутри таблицы.
Расширения
Вы думали это всё? А вот и нет. Функционал таблиц можно дополнять с помощью расширений (как мы сделали с Google Analytics). Чтобы установить их, в меню выберите Расширения → Дополнения → Установить дополнения. Перед вами откроется Google Workspace Marketplace, где вы можете выбрать необходимые вам дополнительные функции. Например,
- Remove Duplicates — находит ячейки с одинаковыми данными.
- Power Tools — набор инструментов, с помощью которых можно находить дубликаты, удалять пробелы, символы, пустые столбцы и строки.
- Supermetrics — поможет выгрузить и объединить данные из нескольких десятков источников, например, из Google Analytics, Google Ads, Яндекс.Метрики и Яндекс.Директа.
Мы разобрали далеко не все возможности сервиса, но мы надеемся, что вас заинтересовал этот удобный инструмент. Чтобы глубже погрузиться в него, мы снова посоветуем вам обратиться на страницу поддержки Google.
Из Google Sheets в Excel: Как перемещаться из одной таблицы в другую
Начните работу с Google инструментом — электронными таблицами Google с помощью этого урока, не опасаясь быть пойманным в ловушку экосистемы Google.
Google Таблицы быстро закрепились, как легкое и удобное приложение для работы с электронными таблицами, которое живет прямо в вашем веб-браузере
Если вы еще не пользовались электронными таблицами, то возможно у вас есть о них неправильное представление. Это правда, что электронными таблицами любят пользоваться профессионалы, но я также, верю, что они могут найти свое место в арсенале творческого человека.
Таблицы Google — это отличный инструмент, чтобы познакомится с магией электронных таблиц, особенно потому, что с ними очень легко начать работать. Благодаря этому уроку, вы узнаете, как начать работать с Таблицами и как переходить от Google Таблиц в Excel (и обратно).
В этом уроке, мы сосредоточимся на четырех основных моментах:
- Почему стоит использовать Таблиц Google? Что может заманить вас переманить от более зрелого приложения для работы с электронными таблицами, например такого как Excel? Давайте поговорим о том, почему Таблицы полезны для всех, независимо от того, какое приложение для электронных таблиц вы предпочитаете.
- Переход с Excel. Электронные таблицы от Microsoft, это пожалуй самое популярное приложение в это сегменте, но это не единственный вариант. Мы научимся, как преобразовывать таблицы Excel в таблицы Google, и как потом ими пользоваться.
- Использование Ключевых Функций в Google Таблицах. Пользователь должен владеть инструментом, а не они им. Какие функции нужно знать пользователю Таблиц, даже если вы не будете постоянным пользователем.
- Как конвертировать Google Таблицы в Excel. Не стоит замыкаться на одной экосистеме. Я покажу вам как взять таблицы из Excel, и перевести их в таблицы Google, и как потом экспортировать их обратно в Microsoft Excel.
1. Почему стоит использовать Таблиц Google?
Нет недостатка в выборе приложений для работы с электронными таблицами, так почему же Таблицы заслуживают отдельного места в рабочем процессе наряду с другими приложениями для работы с электронными таблицами? Давайте рассмотрим несколько причин, почему это так.
Причина 1. Они онлайн ориентированные
Таблицы Google изначально создавались как веб-инструмент. Это значит, что они легко объединяются со многими веб-сервисами и приложениями, благодаря нацеленности на интеграцию.
Как один и примеров — формула =GOOGLEFINANCE, которая берет рыночную цену акций из сервиса Google Финансы. Таким образом, очень просто получить доступ к данным, и следить за их изменением.
В то время, как такие приложения, как Numbers или Excel предлагают некоторые функции, которые позволяют связывать их с другими приложениями, Таблицы позволяют вам получать данные из других сервисов, таких как Google Финансы.
В уроке, который мы рекомендуем ниже, показан отличный пример, как Таблицы можно связать с другими сервисами, используя такой инструмент как IFTTT. Это отличный инструмент, чтобы связать различные сервисы и использовать Таблицы для автоматического создания лог-файла данных.
Google Таблицы
Как Использовать Сервис IFTTT с Google Таблицами
Andrew Childress
Резюмируя: Google Таблицы, создавались как веб-приложение и очевидно, что это лидирующий инструмент, в случае необходимости работы с таблицами, имеющим доступ к различным веб-сервисам.
Причина 2. С ними Легко Начать Работать.
Одна из составляющих оценки, насколько легко начать работать с приложением, это цена, которую вам придется заплатить, за переход на новое приложение. А так же как много работы и сколько будет стоить переход от Google Таблиц, обратно в другое приложение?
Как вы увидите дальше в этом уроке, Таблицы легко позволяют вам перейти на них из Excel (и обратно). Вы можете загрузить ваши таблицы в других форматах, таких как CSV или Excel, и также легко экспортировать таблицы в формат понятный Excel.
Причина 3. У них Есть Автосохранение
Лучшая функция Google Таблиц — так о которой вы никогда не будете задумываться! Так как Таблицы связаны с Google Диском, ваши документы всегда будут синхронизироваться и сохраняться во время работы. Вам даже не надо жать на кнопку Сохранить, чтобы добавить изменения на Google Диск.
Как много времени вы потеряли благодаря багам, ошибкам системы, или вашим собственным ошибкам? Благодаря Таблицам, как вы можете заметить, вы даже можете откатиться к более ранним версиям. Просто зайдите в Файл > История Версий > Смотреть Историю Версий и выберите, ранее сохраненное состояние, чтобы вернуться к нему.
Как переходить от одной программы к другой и обратно (Смотри и Учись)
А теперь, давайте переключимся, и посмотрим на рабочие примеры использования Таблиц, как инструмента рабочего процесса. Вы узнаете как импортировать таблицы из других приложений, как редактировать Google Таблицы, и как экспортировать файлы обратно в Excel.
Ниже, я расскажу более детально, как вы можете использовать Таблицы с другими приложениями, и как они могут работать в тандеме. Читайте дальше, чтобы узнать больше.
2 . Переход в Google Таблицы из Excel
Хотя вы можете создавать таблицы прямо Google Таблицах, вы также можете подгружать и конвертировать ваши Excel таблицы.
Для этого просто откройте Google Диск, и перетащите файл с электронными таблицами в окно Google Диска.
Создание Нового Документа
Если вы хотите продолжать работать в рамках этого урока, но у вас нет для этого Excel файла — не страшно. Просто создайте новую электронную таблицу использовав меню Google Диска Создать> Google Таблицы. Используйте этот пустой документ, при работе с функциями, о которых я расскажу в оставшейся части урока.
3. Используйте Основные Функции Google Таблиц
Теперь, когда вы импортировали какую-то из ваших электронных таблиц, давайте поговорим о функциях, которые помогут сделать Таблицы основой вашего рабочего процесса, независимо от того, для чего вы будете их использовать.
Функционал 1. Простое создание формул
Люди, работающие с электронными таблицами, иногда нуждаются в дополнительной помощи, когда дело доходит до создания сложных формул. Во многих формулах используются дополнительные опции, которые надо задать, чтобы формула заработала.
Здесь Google Таблицы просто великолепны. Начните писать формулу со знака равно.Когда вы начнете писать формулу, вы увидите руководство, по использованию этой формулы, которое появится у вас прямо в Таблице.
Функция VLOOKUP отличный пример для этого. Это достаточно сложная для использования формула, но преимущество Таблиц в том, что у вас появляется инструкция по ее использованию и советы, прямо в приложении, что вы можете видеть ниже.
Чтобы увидеть полный и исчерпывающий список функций Таблиц, посмотрите это список от Google. Поработайте с ними, и пользуйтесь всплывающей подсказкой, чтобы тут же изучать как работать с этими функциями.
Функционал 2. Возможность Совместной Работы
Таблицы часто используются для отслеживания и совместной работы с данными. Почему бы не предоставить доступ к таблицам другим, чтобы они тоже могли с ними работать?
Нажмите на кнопку Настройки Доступа, в верхнем правом углу интерфейса Google Таблиц, чтобы начать. Вы можете добавить доступ на основе адресов электронной почты, и разослать им приглашение с предложением к совместной работе.
Убедитесь, что вы предоставили доступ для всех пользователей. Вы можете позволить пользователям редактировать документ или только просматривать его.
Вы также можете предоставить доступ, для любого у кого будет ссылка на документ, выбрав соответствующий пункт в этом меню. Просто выберите Включить Доступ по Ссылке, и будет сгенерирован соответствующий URL адрес.
Функционал 3. Подключение Таблиц к Формам
Принимаете ли вы заказы на обед или делаете важный опрос внутри компании, я уверен, что в том или ином вопросе вам нужна иногда обратная связь.
Посмотрите полный урок, как вы можете связать Таблицы Google с Google Формами. Преимущество здесь в том, что ваши ответы, собраны в готовой к проработке таблице.
Google Таблицы
Как Создавать Веб Формы с Использование Google Таблиц
Andrew Childress
4. Конвертируйте таблицы Google в Excel
После того, как вы поработали с некоторыми функциями, пришло самое время перевести результаты обратно в Excel.
Нет ничего проще, как конвертировать и загрузить электронные таблицы в совместимом с Excel форматом. Находясь в Google Диске, щелкните правой кнопкой по файлу таблиц, и выберите вариант Скачать. Таблицы автоматически конвертируются в формат XLSX (формат электронных таблиц Excel).
Теперь вы можете открыть свой файл в Microsoft Excel. И вы увидите свои данные в формате Excel.
Это отличное демонстрирует то, что Таблицы упрощают переключение между приложениями. Вы можете использовать Таблицы Google для совместной работы, а файлы в формате Excel для архивирования.
Подводим итоги и Продолжаем Обучение
Таблицы Google предлагают несколько иной подход при работе с данными, чем другие приложения. Это касается не только возможности совместной работы с другими сервисами и приложениями, но и собственно работы с данными. Далее вы найдете ссылки на другие уроки, которые помогут узнать вам больше о таком инструменте, как Google Таблицы: