Форма данных в excel где найти

Форма данных в excel где найти

Работа с таблицами в режиме формы данных

Использование форм предоставляет дополнительные возможности для просмотра таблицы, ввода в неё новых записей, а также для управления данными таблицы. Форма данных представляет собой диалоговое окно, в котором отображается одна строка (запись). Для работы в режиме формы в Excel 2003 нужно установить курсор в любой заполненной ячейке таблицы и ввести команду: Меню-Данные-Форма, которая будет иметь вид, как это показано на рис. 3. При использовании Excel 2007 режим формы открывается:

· Щелкнуть правой кнопкой мыши по панели быстрого доступа и в открывшемся контекстном меню выбрать команду Настройка панели быстрого доступа, как это показано на рис. 1.

· Раскрыть список: Часто используемые команды. Выбрать строку: Команды не на ленте.

· В списке выделить команду , нажать на кнопку , нажать на кнопку ОК.

· На панели быстрого доступа появится новый значок Форма, как это показано на рис. 2.

· Нажмите на значок Форма, на листе Excel будет отображена форма с записями в виде базы данных, которая показана на рис. 3.

С помощью управляющих кнопок, находящихся в окне формы данных, можно выполнить следующие операции:

· Добавлять новые записи (строки) таблицы, вводить новые данные и редактировать имеющиеся записи, кнопка .

· Удалять ненужные строки, кнопка .

· Просматривать записи, кнопка .

· Осуществлять поиск данных по задаваемым в окне формы условиям с помощью кнопки .

Задание. Воспользуйтесь примером из файла Spisok . xls , и проведите поиск фамилий, начинающихся с буквы «Я». Внесите добавления в таблицу с данными нескольких новых записей.

Вопросы для самопроверки

1. В каких случаях удобно использовать окно форы данных?
2. Какие функции предоставляются пользователю при работе с окном Формы?
3. Как добавить новую запись в таблицу?
4. Можно ли расширить число полей в форме?

Как найти элемент «Форма данных»

Кнопка Форма не добавлена на ленту, но ее можно использовать, добавив кнопку Форма на панель быстрого доступа.

Добавление кнопки «Форма» на панель быстрого доступа

1. Щелкните стрелку рядом с панелью быстрого доступа и выберите пункт Другие команды.
2. В поле Выбрать команды из: выберите пункт Все команды.
3. В списке выберите кнопку Форма и нажмите кнопку Добавить.

Совет: Дополнительные сведения об использовании формы данных см. в статью Добавление, изменение,поиск и удаление строк с помощью формы данных.

Форма данных в Excel

Форма данных позволяет добавлять, редактировать и удалять записи (строки), а также отображать только ту информацию, которая удовлетворяет определенным критериям. Форма бывает особенно полезна, когда строки в документе очень широкие и нужно избежать постоянной прокрутки листа вправо и влево.

1. Откройте файл Excel.
2. Выберите команду Форма (Form) на Панели быстрого доступа.
3. Используйте кнопки Назад (Find Prev) и Далее (Find Next), чтобы легко переключаться от одной записи (строки) к другой.

Примечание: Используйте кнопки Добавить (New) или Удалить (Delete), чтобы добавлять или удалять записи. Начав редактировать данные, вы можете воспользоваться кнопкой Вернуть (Restore), чтобы отменить любые изменения.

1. Нажмите кнопку Критерии (Criteria), чтобы отобразить только те записи, которые удовлетворяют определенным критериям.
2. Введите критерии и кликните по кнопке Правка (Form).
3. Теперь, нажимая Назад (Find Prev) и Далее (Find Next), вы будете видеть только данные, удовлетворяющие этим критериям. В нашем примере – это запись 13.

Примечание: Для редактирования критериев нажмите кнопку Критерии (Criteria) еще раз. Чтобы закрыть форму, кликните по Закрыть (Close).

Добавление, изменение, поиск и удаление строк с помощью формы данных

Если строка данных очень широка и требует многократной горизонтальной прокрутки, рассмотрите возможность использования формы данных для добавления, изменения, поиска и удаления строк.

Общие сведения о форме данных

Форма данных обеспечивает удобный способ ввода и отображения строк данных из диапазонов или таблиц, при котором не нужна горизонтальная прокрутка. Использовать форму данных может быть проще, чем перемещаться между столбцами, когда их слишком много для одновременного отображения на экране. Форму данных можно применять тогда, когда достаточно простой формы с текстовыми полями, в качестве подписей которых используются заголовки столбцов, и когда не требуются сложные или пользовательские возможности, например списки и счетчики.

Microsoft Excel может автоматически создавать встроенные форма данных для диапазон или таблица. Такая форма представляет собой диалоговое окно, в котором все заголовки столбцов отображаются в виде подписей. Каждой подписи соответствует текстовое поле, в которое можно вводить данные для столбца (максимальное количество столбцов — 32). В форме данных можно вводить новые строки, искать строки с помощью навигации, а также (в зависимости от содержимого ячеек) обновлять строки или удалять их. Если ячейка содержит формула, ее результат отображается в форме данных, но саму формулу в форме данных изменить нельзя.

Примечание: Форму данных нельзя распечатать. Кроме того, поскольку эта форма является модальным диалоговым окном, то, пока она открыта, в Excel невозможно воспользоваться командой Печать и кнопкой Печать. При необходимости можно сделать снимок формы (с помощью клавиши Windows Print Screen) и скопировать его в Microsoft Paint или другую программу.

Добавление кнопки «Форма» на ленту

1. При необходимости добавьте заголовки во все столбцы диапазона или таблицы. На основе этих заголовков создаются подписи для всех полей формы.

Важно: Убедитесь, что в диапазоне данных нет пустых строк.

1. Щелкните стрелку рядом с панелью быстрого доступа и выберите пункт Другие команды.
2. В поле «Выбор команд» щелкните «Все команды«, а затем нажмите кнопку «Форма в списке.
3. Нажмите кнопку Добавить, а затем — кнопку ОК.

Важно: Если отображается сообщение «В форме данных слишком много полей», необходимо сократить число столбцов: в форме данных их должно быть не более 32. Один из способов решения этой проблемы (при работы с диапазоном столбцов) — вставить пустой столбец, разбив диапазон на два. Затем, если необходимо, создайте отдельную форму данных для столбцов справа от пустого столбца.

Использование формы данных

Форму данных можно использовать для добавления, поиска, изменения и удаления строк в диапазоне или таблице.

Добавление строки данных

1. В форме данных нажмите кнопку Добавить.
2. В открывшейся форме данных введите данные для новой строки в показанных полях. Чтобы перейти к следующему полю в строке, нажмите клавишу TAB. Чтобы перейти к предыдущему полю, нажмите клавиши SHIFT+TAB.
3. Указав нужные данные, нажмите клавишу ВВОД, чтобы сохранить изменения и добавить строку в нижнюю часть диапазона или таблицы.

Важно: Если отображается сообщение «Невозможно расширить список или базу данных», это может означать, что существующие данные будут перезаписаны при продолжении. При добавлении строк с помощью формы данных таблицы и диапазоны расширяются вниз. Если при этом могут быть перезаписаны какие-либо данные, то появляется сообщение Невозможно расширить список или базу данных. Измените расположение данных так, чтобы диапазон или таблица могли расширяться вниз от последней строки.

Примечание: До нажатия клавиши ВВОД отменить любые изменения можно с помощью кнопки Вернуть на форме данных. При этом из полей удалятся все внесенные данные.

Поиск строки с помощью навигации

Выполните одно или несколько действий, указанных ниже.

• Чтобы последовательно перейти от одной строки к другой, щелкните нужную стрелку на полосе прокрутки в форме данных.
• Чтобы перейти сразу через десять строк, щелкните полосу прокрутки между стрелками.
• Чтобы перейти к следующей строке в диапазоне или таблице, нажмите кнопку Далее.
• Чтобы перейти к предыдущей строке в диапазоне или таблице, нажмите кнопку Назад.

Поиск строки по определенным условиям

1. Нажмите кнопку Критерии и введите в форму данных условие сравнения. В форме остаются только те строки, содержимое которых начинается с указанных данных. Например, если в качестве условия сравнения ввести Ша, то будут найдены строки «Шабалин» и «Шашков». Чтобы найти текст, который содержит только определенные символы, в условиях сравнения можно использовать подстановочные знаки. При создании условий сравнения для фильтров, а также при поиске и замене содержимого можно использовать указанные ниже подставочные знаки.

Подстановочный знак	Чтобы найти
? (вопросительный знак)	Любой символ (один) Пример: условию «стро?а» соответствуют результаты «строфа» и «строка»
* (звездочка)	Любое количество символов Пример: условию «*-восток» соответствуют результаты «северо-восток» и «юго-восток»
~ (тильда), за которой следует ?, * или ~	Вопросительный знак, звездочку или тильду Пример: условию «ан91~?» соответствует результат «ан91?»

Изменение данных в строке

1. Найдите строку, которую нужно изменить.
2. Измените данные в строке. Чтобы перейти к следующему полю в строке, нажмите клавишу TAB. Чтобы перейти к предыдущему полю, нажмите клавиши SHIFT+TAB.
3. Изменив данные, нажмите кнопку ВВОД. Строка будет обновлена. Переход к следующей строке производится автоматически.

Примечание: До нажатия клавиши ВВОД отменить любые изменения можно с помощью кнопки Вернуть.

Удаление строки

1. Найдите в форме данных строку, которую нужно удалить.
2. Нажмите кнопку Удалить.

Предупреждение: Откроется диалоговое окно для подтверждения операции. После подтверждения отменить удаление строки невозможно.

Закрытие формы данных

Чтобы закрыть форму данных и вернуться к листу, нажмите в ней кнопку Закрыть.

Дополнительные сведения

Вы всегда можете задать вопрос эксперту в Excel Tech Community или получить поддержку в сообществах.