Как импортировать из эксель в аксесс
Перейти к содержимому

Как импортировать из эксель в аксесс

Импорт из Excel в Access

Перенос таблиц Excel в СУБД Access осуществляется при помощи интерфейса последней в несколько простых шагов:

1. Откройте либо создайте новую базу данных.

2. На вкладке «Внешние данные» в группе «Импорт и связи» нажмите на иконку «Excel»

импорт из Excel

3. Перед Вами появиться окно, где необходимо выбрать сам файл источника и способ его импортирования:

  • Перенос данных из источника в новую таблицу базы данных;
  • Если в базе уже имеются таблицы, то можно добавить импортируемые данные к уже существующим;
  • Импорт с сохранением связи с источником. Этот способ позволяем моментально обновлять таблицы в БД при их изменении в файле источника, но не наоборот.

Выбор файла исходных данных

Для примера используем первый вариант.

4. Далее следует указать диапазон, в котором находится требуемая информация. Это может быть лист либо именованный диапазон. Начиная с данного этапа, если Вас все устраивает, процесс можно закончить, подтвердив нажатием на кнопку «Готово».

Диапазон импортируемых данных

5. Следующие 2 шага определяют заголовки будущей таблицы:

  • Указывается содержание в исходном файле заголовков.
    Наличие заголовков таблицы
  • Обозначаются имена заголовка, тип данных и индекс для каждого поля. Также любой столбец можно пропустить, установив галочку на элементе формы «не импортировать (пропустить) поле».
    Настройка полей

6. На завершающих шагах Вам будет предложено определить уникальный идентификатор (ключ) для каждой записи и дать таблице имя. Рекомендуем всегда создавать ключ, если таблица не содержит полей, которые его могли бы заменить (паспортные данные, регистрационный номер и т.п.).

Импорт таблицы из Excel в Access завершен.
Если планируется частый перенос одних и тех же таблиц, то система предлагаем возможность сохранить весь процесс для повтора.

  • Критерий Манна-Уитни
  • Подключение MySQL в Excel
  • Подключение Excel к SQL Server

Если материалы office-menu.ru Вам помогли, то поддержите, пожалуйста, проект, чтобы я мог развивать его дальше.

Импорт данных из Access в Excel

Известно, что в Excel можно создавать таблицы и работать с ними. Однако, часто возникает необходимость загрузить готовую таблицу из другого источника данных. Давайте рассмотрим, как можно в Excel загрузить данные из файла Access.

Предположим, мы имеем такую базу данных Access:

Чтобы загрузить данные, откроем пустой файл Excel, выберем в меню Данные — Получить внешние данные из Access.

В появившемся окне, выберем необходимый файл Access. Далее, появится следующее окно:

В этом окне вы можете выбрать загрузить всю таблицу, создать на основе данных из Access только Сводную таблицу или создать Сводную таблицу вместе с графиком . Выбираем первый вариант и жмем ОК.

Теперь мы получили таблицу в Excel, которая связана с данными из файла Access . Но наша таблица не является простой, фактически она является запросом к базе данных. Это так называемая Умная таблица, которую можно обновить и получить «свежие» данные (щелкаем правой кнопкой мыши на таблицу и выбираем «Обновить«).

Импорт базы данных Excel в Access

Электронные таблицы очень полезный инструмент. Но в целом ряде случаев для работы со структурированной информацией лучше использовать базы данных. Попробуем разобраться с этим вопросом.

  • 1. Мы перенесем (импортируем) Список Excel Книги в Access и поработаем с формами, запросами и отчетами. Формы Access создаются Мастерами буквально несколькими кликами мыши. Запросы позволяют манипулировать информацией: отбирать, преобразовывать, вычислять. Это больше и легче, чем фильтрация Excel. Отчеты Access позволяют создавать на основе информации базы данных, часто, используя запросы, выходные документы с колонтитулами, названиями, заголовками и другими атрибутами документа.
  • 2. Мы научимся использовать шаблон Microsoft Access электронного каталога Biblio и модифицируем его в соответствии с нашими потребностями. Серьезные специалисты работают с текстами, делают выписки. Но нужен инструмент, который бы позволил среди этих многочисленных выписок находить полезные именно для текущей работы. Делать это можно с использованием ключевых слов. Мы сделаем такую базу данных. Легко. Действительно легко.
  • 3. Модифицировать — это часто, как носить костюм, сшитый для другого человека. Можно походить и в таком, но все же приятнее, когда вещь сделана именно для тебя. То есть, если это не очень сложно для вас, было бы полезно научиться делать несложные базы данных самостоятельно. Мы обозначим некоторый минимум знаний, который позволит создавать базы данных в 3—5 таблиц с отношениями многие-ко-многим, подстановками и т.д. И научимся с ними работать.

Таблицы Google, облако, таблицы Excel — это все очень хорошо. Но мы хотим показать, что манипулировать данными о книгах много проще в Access. Предварительно определим, что

База данных (БД) есть совокупность взаимосвязанных таблиц, собранных с определенной целью о сущностях одной предметной области.

Мы об этом говорили, но подчеркнем еще раз: очень важно определить перечень вопросов, на которые должны быть получены ответы с помощью базы данных и задач, которые необходимо решать. Также полезно определить некоторые рамки. Например, насколько большой будет эта база данных, на каком временном интервале эта база данных будет использоваться. Мне думается, что 3—5 тыс. книг это более чем приличная библиотека. Если человек активно использует несколько сотен книг — это уже очень много. Но в каталог библиотеки может попасть в несколько раз больше книг, поскольку далеко не все заинтересовавшие вас книги станут вашим рабочим инструментом.

Наши задачи следующие.

  • 1. Определить наличие той или иной книги в домашней библиотеке.
  • 2. Подготовить требование для книги из библиотеки Университета (вы работали с этой книгой и в вашем каталоге есть реквизиты книги).
  • 3. Составить список литературы по учебной дисциплине.
  • 4. Составить список литературы по проблеме, которой вы занимаетесь.
  • 5. Составить список литературы по определенной проблеме за определенный период времени.
  • 6. И, может быть главное, обеспечить возможность создания выписок из изученных книг и их систематизацию по ключевым словам.

Перед тем как импортировать базу данных из Excel в Access, нужно убрать повторяющиеся записи. Повторяющиеся записи, например, в Списке книг — это вполне обычная ситуация. Попадается интересный вам источник, и вы, не проверяя его наличия в Списке, вновь его вносите. При работе с Excel непринципиально, есть или нет повторяющиеся записи в Списке. В базе данных Access подобное недопустимо. Система будет сигнализировать об ошибке.

При исключении повторяющихся записей можно использовать один из двух подходов. Во-первых, Расширенный фильтр. Если выполнить команду Данные / Дополнительно, то появится окно Расширенный фильтр (рис. 4.1). В этом окне нужно выставить флаг Только уникальные записи.

Фильтрация только в уникальных записях

Рис. 4.1. Фильтрация только в уникальных записях

Во-вторых, на вкладке Данные в группе Работа с данными есть команда Удалить дубликаты. После выполнения команды появится окно оповещения (рис. 4.2). [1] [2]

Окно оповещения об удалении дубликатов записей

Рис. 4.2. Окно оповещения об удалении дубликатов записей

Шаблоны баз данных Access

Рис. 43. Шаблоны баз данных Access

A/c. 4.4. Начальная страница работы с пустой базой данных

Чтобы импортировать в Access таблицу Excel из Excel, необходимо выполнить команду Внешние данные / Excel. В результате появится окно Внешние данные (рис. 4.5).

Импорт таблицы в Access таблицы Excel

Рис. 4.5. Импорт таблицы в Access таблицы Excel

Через кнопку Обзор нужно выбрать файл для импорта данных. Это также файл Книги80. Заголовки столбцов таблицы Excel будут полями таблицы Access. Лучше, если будут удалены пробелы между словами в этих заголовках. Система, конечно, укажет на ошибки, но чтобы потом с ними не возиться, следует перед импортом внимательно просмотреть таблицу Excel. Вот что получится, если этого не сделать (рис. 4.6).

Пример ошибки при импорте

Рис. 4.6. Пример ошибки при импорте

В нашем случае просто отсутствовал один из заголовков. Хорошо, если названия будут из одного слова: ГодИздания, но не Год издания. Первое начертание упростит дальнейшие манипуляции с именами полей (их не нужно будет брать в кавычки).

Система может автоматически создать ключевое поле, поле счетчика, когда каждой записи присваивается порядковый номер (рис. 4.7). Сейчас этот вопрос для нас не является принципиальным: можно выбрать опцию автоматического создания ключа, можно ключ не создавать.

Работа с мастером Импорта

Рис. 4.7. Работа с мастером Импорта

При подготовке таблицы Excel к импорту необходимо поработать с форматом данных. Если не позаботиться об этом заблаговременно, то гарантированы большие проблемы, в том числе очень возможно, что придется отказаться от результатов импорта. Обратите внимание на денежный формат Цены (рис. 4.8).

Чтобы работать в режиме конструктора, необходимо вызвать Контекстное меню (рис. 4.9). Работать с ним предпочтительнее, нежели обращаться к командам ленты.

Импортированная таблица в режиме конструктора

Рис. 4.8. Импортированная таблица в режиме конструктора

Работа с Контекстным меню

Рис. 4.9. Работа с Контекстным меню

  • [1] Экспериментируйте. Попробуйте оба варианта. Мне второй кажетсяболее наглядным. Но если необходимо еще и осуществлять фильтрацию,то предпочтительным может оказаться первый. Хотя, конечно, дело вкуса. Список книг, с которым мы работали (Книги70), имел еще одну неправильность: в поле Ключевые слова через запятую могли быть записанынесколько ключевых слов. В Access и это недопустимо. Чтобы получитьправильную таблицу, необходимы следующие действия:
  • [2] лист Книги70 копируется в лист с именем одного из ключевых слов,например Инн; 2) в листе Инн фильтруются записи с ключевым словом Инн; 3) но среди этих записей будут и такие, где помимо ключевого словаИнн будут через запятую и другие. Размножением в поле КлСлова остается только слово Инн; 4) далее фильтруются все записи, которые не содержат ключевого словаИнн. Строки, удовлетворяющие фильтру, уничтожаются. Именно строки; 5) подобная процедура проделывается для каждого ключевого слова; 6) все вновь созданные листы копируются в лист Итог. В результате мы получили новый список книг, который стал более чемна 10% больше. Назовем его Книги80 (по числу записей). Запустим приложение Microsoft Access из пакета Microsoft Office.Чтобы импортировать Список Excel в базу данных Access, необходимо создать базу данных. Создадим базу данных на основе Пустой базы данныхна рабочем столе (рис. 4.3) и назовем ее Книги. Автоматически будет создана Таблица 1, которую несколько позжеможно будет удалить (рис. 4.4).

Копирование данных из Excel

Браузер не поддерживает видео.

Воспользуйтесь улучшенными функциями редактирования, эффективными запросами и полезными функциями отчетов в Access, скопировав данные из электронной таблицы Excel. Данные можно вставить в существующую или в новую пустую таблицу.

Чтобы копирование данных прошло без проблем, они должны быть согласованы и правильно структурированы.

Очистка данных

  • Все данные в столбце должны быть одного типа и иметь одинаковый формат. Например, все номера телефонов должны включать код города, но не префикс страны, все адреса должны включать название города и области или края, но не название страны, а все цены должны включать копейки, даже если цена равна 0,00.
  • Удалите все подзаголовки, строки итогов и примечаний, а также пустые строки.

Примечание: При необходимости вы сможете добавить их позднее с помощью запросов, а также функций группирования и подведения итогов в отчетах Access.

Если вы вставляете данные в существующую таблицу Access, в электронной таблице должно быть такое же количество столбцов, что и в таблице Access, и они должны следовать в том же порядке. (Если же вы планируете создать таблицу Access для этих данных, имена и порядок столбцов могут быть любыми.)

Совет: Для каждого отдельного элемента информации рекомендуется использовать собственный столбец. Например, разнесите по разным столбцам имя и фамилию либо, если указывается адрес, название улицы и номер дома, город, область или край и почтовый индекс.

Добавление данных Excel в новую таблицу

  1. Выделите и скопируйте в Excel данные, которые нужно добавить в таблицу.
  2. В Access на вкладке Главная нажмите кнопку Вставить.
  3. Чтобы указать, содержит ли первая строка заголовки столбцов, выберите Да или Нет.
  4. При необходимости переименуйте таблицу и поля.

Добавление данных Excel в существующую таблицу

  1. Выделите и скопируйте в Excel данные, которые нужно добавить в таблицу.
  2. В приложении Access откройте таблицу, в которую нужно вставить данные.
  3. В конце таблицы выберите пустую строку.
  4. На вкладке Главная нажмите кнопку Вставить и выберите пункт Добавить следующую.

При копировании данных Excel в базу данных Access исходные данные в Excel не изменяются.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *