Как вставлять данные из эксель в ворд автоматически
Argument ‘Topic id’ is null or empty
Сейчас на форуме
© Николай Павлов, Planetaexcel, 2006-2023
info@planetaexcel.ru
Использование любых материалов сайта допускается строго с указанием прямой ссылки на источник, упоминанием названия сайта, имени автора и неизменности исходного текста и иллюстраций.
| ООО «Планета Эксел» ИНН 7735603520 ОГРН 1147746834949 | ИП Павлов Николай Владимирович ИНН 633015842586 ОГРНИП 310633031600071 |
Как вставлять данные из эксель в ворд автоматически
Существует возможность перенести в новый или существующий документ Word данные из базы данных. Чтобы сформировать нужный набор данных, используйте запрос для отбора и сортировки полей и записей.
Чтобы включить данные Microsoft Access в существующий документ Word , вставьте содержимое таблицы или запроса Microsoft Access . Чтобы сформировать нужный набор данных, используйте запрос для отбора и сортировки полей и записей. Чтобы поддерживать данные в документе обновленными, создайте связь с данными Microsoft Access . При каждом изменении данных в Microsoft Access их копия будет автоматически обновляться в документе Word .
Вставка данных из базы данных или другого источника данных в существующий документ Word
1. В документе Word выберите место вставки содержимого таблицы или запроса.
2. Отобразите панель инструментов Базы данных, а затем нажмите кнопку В ставить базу данных.
3. Нажмите кнопку П олучить данные.
4. Если для получения, отбора и сортировки данных следует использовать Microsoft Access и/или Word , перейдите к шагу 5.
Если для получения, отбора и сортировки данных следует использовать Microsoft Query , нажмите кнопку MS Query , создайте запрос, а затем перейдите к шагу 9. Выберите Базы данных MS Access в списке Тип файлов.
5. В поле Имя файла введите имя нужной базы данных Microsoft Access , а затем нажмите кнопку О ткрыть.
6. Выберите вкладку Таблицы или Запросы, выберите нужную таблицу или запрос, а затем нажмите кнопку OK.
7. Чтобы выполнить отбор записей и/или полей для включения в таблицу Word , нажмите кнопку Отбор записей, выберите нужные параметры, а затем нажмите кнопку OK.
Для отбора определенных записей данных для слияния следует задать правила отбора на вкладке Отбор записей (диалоговое окно Отбор записей). Для каждого правила необходимо указать:
· Условие сравнения, например: Равно или Н е пусто.
· Текст или числа, с которыми требуется сравнить содержимое поля данных.
Например, для отбора записей данных о заказчиках из Урюпинска укажите поле данных Город, используйте условие сравнения Равно и введите текст Урюпинск.
8. Для настройки форматирования таблицы Word нажмите кнопку Автоформат таблицы, выберите нужные параметры, а затем нажмите кнопку OK.
9. Нажмите кнопку В ставить данные.
10. В группе В ставить записи укажите, какие записи следует включить в таблицу Word .
11. Чтобы сохранить возможность обновления данных в таблице Word в случае изменения исходных данных, установите флажок В ставить данные как поле.
Получение данных из внешнего источника данных с помощью программы Microsoft Query
Приложение Microsoft Query позволяет создавать запросы и получать нужные данные из внешнего источника данных – текстового файла с разделителями, электронной таблицы, базы данных. Например, можно получить данные Microsoft Excel об определенном товаре по регионам. Для создания простых запросов используйте мастер запросов, а для создания более сложных запросов — дополнительные возможности Microsoft Query .
Для получения внешних данных с помощью Microsoft Query необходимо выполнить следующие действия:
· Получить доступ к внешнему источнику данных. Если необходимые данные на локальном компьютере отсутствуют, обратитесь к администратору внешней базы данных за паролем, разрешением на доступ или другими сведениями, необходимыми для подключения к базе данных.
· Укажите источник данных, а затем приступайте к работе с программой Microsoft Query . Например, если нужно вставить сведения из базы данных, обратитесь к панели инструментов Базы данных, нажмите кнопку Д обавить базу данных, нажмите кнопку Получить данные, а затем — кнопку MS Query . При выполнении слияния нажмите кнопку MS Query в диалоговом окне Открытие источника данных или Создание источника данных. После запуска Microsoft Query следуйте указаниям помощника по составлению запросов. (Если помощник не отображается, нажмите кнопку Помощникв диалоговом окне Выбор источника данных. Если помощник не установлен, выберите в меню Справка команду Справка по Microsoft Word ).
Примечание. Существуют и другие способы создания запросов и получения внешних данных. Например, при вставке сведений из базы данных или выполнении слияния допускается применение существующего запроса Microsoft Access или создание простого запроса с помощью Word
Word вставляет данные в таблицу Word в виде поля DATABASE, связанного с исходной таблицей или запросом. Чтобы обновить поле, выделите его в таблице и нажмите клавишу F9.
В обычном состоянии в документе отображаются не коды полей, а данные. Если для проверки документа необходимо увидеть коды полей, необходимо установить отметку в поле «Показывать коды полей» на закладке «Вид» в меню «Серви с- >Параметры».
Коды полей: DATABASE
Вставляет результат выполнения запроса по базе данных в таблицу Word . Если число столбцов превышает 62, результат выполнения запроса оформляется в виде столбцов, разделенных знаками табуляции. Поле DATABASE содержит все сведения, необходимые для подключения к базе данных и выполнения запроса SQL. Для повторного выполнения запроса следует обновить это поле.
Поле DATABASE вставляется при нажатии кнопки В ставить базу данных на панели инструментов Базы данных.
Указывает, какие атрибуты формата, заданного с помощью ключа \ l , следует применить к таблице. Если ключ \ l пуст, значение ключа \ b должно равняться 16 ( автоподбор ). Значение этого ключа является суммой перечисленных ниже значений.
Элемент формата
Подготовка источника данных Excel к слиянию в Word
Excel для Microsoft 365 Word для Microsoft 365 Excel для Microsoft 365 для Mac Word для Microsoft 365 для Mac Excel 2021 Word 2021 Excel 2021 для Mac Word 2021 для Mac Excel 2019 Word 2019 Excel 2019 для Mac Word 2019 для Mac Excel 2016 Word 2016 Excel 2016 для Mac Word 2016 для Mac Excel 2013 Word 2013 Excel 2010 Word 2010 Еще. Меньше
Вы создали список контактов и других данных, который хотите использовать для слияния в Word. Если в качестве источника данных используется таблица Excel, то достаточно подготовить данные для слияния. Но если источником данных является файл со значениями, разделенными табуляциями (TXT) или запятыми (CSV), сначала следует импортировать данные в Excel, а затем подготовить их для слияния.
Шаг 1. Настройка источника данных в Excel
Если вы используете электронную таблицу Excel в качестве источника данных для слияния в Word, пропустите этот шаг. Если источником данных является TXT- или CSV-файл, мастер импорта текста поможет вам отформатировать данные в Excel.
После импорта TXT- или CSV-файла перейдите к шагу 2.
Если вы используете Excel для Microsoft 365
- Откройте Excel.
- Щелкните Данные >Из текстового/CSV-файла.
- Выберите нужный TXT- или CSV-файл и нажмите кнопку Импорт.
- В окне предварительного просмотра нажмите кнопкуПреобразование данных.
- Выберите столбец, содержащий почтовые индексы, или другой столбец, который нужно отформатировать.
- Выберите Преобразование >Тип данных: >Текст.
- Нажмите кнопку Заменить текущий.
- При необходимости повторите шаги 5–7.
- Выберите Закрыть и загрузить.
- Выберите Файл > Сохранить как и сохраните файл с другим именем.
Если вы используете Excel 2016
- Откройте Excel.
- Excel 2016 Выберите Данные >Получение внешних данных >Из текста.
- Выберите нужный TXT- или CSV-файл и нажмите кнопку Импорт.
- В мастере импорта текста в области Тип исходных данных выберите С разделителями.
- При необходимости выберите элемент Мои данные содержат заголовки над областью Предварительный просмотр, а затем нажмите кнопку Далее.
- В области Разделители установите нужный флажок (например, «знак табуляции» или «запятая») и нажмите кнопку Далее.
- В области Образец разбора данных выберите столбец, содержащий почтовые индексы, а затем в списке Формат данных столбца выберите Текстовый.
Примечание: Каждый раз, когда вы применяете формат («общий», «текстовый» или «дата») к столбцу, в его заголовке отображается имя формата.
Внимание: В диалоговом окне Импорт данных указывается адрес выбранной ячейки. Данные импортируются, начиная с этой ячейки.
Шаг 2. Подготовка источника данных
В источнике данных Excel, который вы хотите использовать в качестве списка рассылки в Word, проверьте правильность форматирования столбцов с числовыми данными. Например, примените нужный формат, такой как денежный.
При выборе процентного формата помните, что значения в ячейках будут умножены на 100. Если вы хотите избежать этого, отформатируйте столбец с процентными значениями как текст.
Отформатируйте значения почтовых индексов как текст, чтобы сохранить данные во время слияния. Если вы не сделали этого при импорте, выполните форматирование сейчас. Начальные нули, например в индексе 000399, удаляются при слиянии, если значения не отформатированы как текст.
- Выберите столбец, содержащий почтовые индексы или другие данные, которые нужно отформатировать.
- На вкладке Главная в группе Число щелкните стрелку раскрывающегося списка Числовой формат и выберите нужное значение (например, «Текст»).
Не забудьте добавить нужный символ перед полем слияния или после него. Например, вот как будут выглядеть денежные и процентные значения, если опустить символы:
Если добавить символы, числа будут иметь смысл.
В документе слияния можно добавить символы до и после поля слияния следующим образом:
См. также
- Создание и отправка массовой рассылки, наклеек и конвертов с помощью слияния
- Слияние почты — бесплатное 10-минутное обучающее видео
Важным шагом при настройке слияния в Word является подготовка источника данных. Вы можете использовать существующий источник данных Excel или создать новый, импортировав файл, разделенный табуляциями (TXT) или запятыми (CSV). После настройки и подготовки источника данных можно выполнить слияние почты с помощью динамический обмен данными (DDE) с мастером слияния или вручную.
Шаг 1. Настройка и подготовка источника данных в Excel
Если у вас нет источника данных Excel для слияния, вы можете использовать список контактов или адресную книгу в TXT- или CSV-файле. Мастер импорта текста поможет вам извлечь данные из файла в Excel.
- Откройте Excel.
- На вкладке Данные выберите элемент Из тестового/CSV-файла.
- Выберите нужный TXT- или CSV-файл и нажмите кнопку Импорт.
- В мастере импорта текста в области Тип исходных данных выберите С разделителями.
- При необходимости установите флажок Мои данные содержат заголовки над областью Предварительный просмотр файла, а затем нажмите кнопку Далее.
- В разделе Разделители установите нужный флажок (например, «знак табуляции» или «запятая») и нажмите кнопку Далее.
Совет: В области Образец разбора данных вы можете увидеть, как результаты будут выглядеть в виде таблицы.
В области Образец разбора данных выберите столбец, содержащий почтовые индексы, а затем в списке Формат данных столбца выберите Текстовый.
- Доступны форматы Общий, Текстовый и Дата. Каждый раз, когда вы применяете формат данных к столбцу, в его заголовке отображается имя формата.
- Столбец, содержащий числовые данные, например процентные или денежные значения, можно отформатировать только после импорта файла. См. раздел «Форматирование числовых данных в Excel» ниже.
Внимание: В диалоговом окне Импорт данных указывается адрес выбранной ячейки. Данные импортируются, начиная с этой ячейки.
Форматирование числовых данных в Excel
Отформатируйте все числовые данные, например процентные или денежные значения, в новых и существующих источниках данных Excel, которые предполагается использовать при слиянии в Word. Чтобы сохранить числовые данные, которые вы отформатировали как процентные или денежные значения, при слиянии, следуйте инструкциям в разделе «Шаг 2. Слияние с помощью динамического обмена данными (DDE)».
В источнике данных Excel, который вы хотите использовать в качестве списка рассылки в Word, проверьте правильность форматирования столбцов с числовыми данными. Например, примените нужный формат, такой как денежный.
- Откройте источник данных Excel.
- Выберите столбец, который вы хотите отформатировать.
- На вкладке Главная в группе Число в щелкните стрелку раскрывающегося списка Числовой формат (Общий) и выберите нужное значение.
- При необходимости повторите шаги 2 и 3.
- После завершения нажмите кнопку Сохранить.
Шаг 2. Слияние с помощью динамический обмен данными (DDE)
Если в источнике данных Excel есть числа, отформатированные как процентные или денежные значения, они могут потерять форматирование во время слияния. Чтобы получить необходимый результат при слиянии и сохранить формат числовых данных в Excel, используйте DDE.
Примечание: Если вы решили не использовать DDE, выполните инструкции в статье Использование слияния для массовой рассылки сообщений электронной почты.
- Откройте Word и выберите Файл >Параметры >Дополнительно.
- В разделе Общие установите флажок Подтверждать преобразование формата файла при открытии.
- Нажмите кнопку ОК.
- На вкладке Рассылки щелкните Начать слияние >Пошаговый мастер слияния.
- В области Слияние в разделе Выбор получателей щелкните Использовать существующий список.
- В разделе Использовать существующий список нажмите кнопку Обзор и откройте отформатированную электронную таблицу.
- В диалоговом окне Преобразование источника данных установите флажок Отобразить все, а затем выберите элемент Листы MS Excel с помощью DDE (*.xls) и нажмите кнопку ОК.
- В диалоговом окне Microsoft Excel выберите Весь лист и нажмите кнопку ОК.
- В диалоговом окне Получатели слияния нажмите кнопку ОК.
- Выполните слияние для создания писем, сообщений электронной почты, наклеек или конвертов.
Совет: Можно сделать так, чтобы при каждом открытии файла данных в Word не выводились запросы. После подключения к списку рассылки выберите Файл > Параметры > Дополнительно. В разделе Общие снимите флажок Подтверждать преобразование формата файла при открытии.
Если вы создали список контактов в электронной таблице Excel, отформатируйте все почтовые индексы как текст во избежание потери данных. Если вы импортируете контакты из TXT- или CSV-файла в новую электронную таблицу, мастер импорта текста поможет вам отформатировать данные.
Шаг 1. Настройка источника данных в Excel
Если вы уже используете электронную таблицу Excel в качестве источника данных для слияния в Word, перейдите к шагу 2 в этой статье. Если вы импортируете контакты, например контакты Gmail, из TXT- или CSV-файла, мастер импорта текста поможет вам отформатировать данные в Excel.
- Откройте Excel, а затем на вкладке Данные выберите Из текста.
- Щелкните нужный файл в формате CSV или TXT и выберите команду Получить данные.
- В мастере импорта текста нажмите кнопку Далее.
- В разделе Разделители установите флажок для соответствующего элемента, разделяющего данные (например, знака табуляции или запятой). Нажмите кнопку Далее.
Совет: В области Предварительный просмотр выбранных данных можно увидеть, как будут выглядеть результаты в виде таблицы.
Примечание: Каждый раз, когда вы применяете формат данных к столбцу, в его заголовке отображается имя формата.
Примечание: Сохраните электронную таблицу с новым именем файла.
Шаг 2. Настройка формата числовых данных в электронной таблице Excel
Чтобы не потерять при слиянии нули в значениях почтовых индексов, отформатируйте столбец с индексами как текст.
- Откройте электронную таблицу и выберите столбец с почтовыми индексами.
- На вкладке Главная выберите в списке Формат пункт Текстовый.
Теперь вы можете использовать эти данные для слияния.
Как перенести данные из Excel в Word
После ввода данных в электронную таблицу Microsoft Excel вы можете скопировать эти данные и вставить их в документ Microsoft Word. Копирование и вставка данных в Word может сэкономить ваше время, так как вам не нужно создавать пустую таблицу в Word, а затем повторно вводить все.
Скопировать таблицу из Excel в Word
- В Microsoft Excel выберите ячейки, содержащие данные, которые вы хотите скопировать в документ Word.
- Щелкните правой кнопкой мыши на выделенных ячейках и выберите Копировать в всплывающем меню, или нажмите Ctrl + C комбинацию клавиш.
- В Microsoft Word щелкните правой кнопкой мыши место, в которое вы хотите вставить данные Excel.
- Во всплывающем меню в разделе «Параметры вставки» выберите предпочитаемый метод вставки или нажмите клавиши Ctrl + V на клавиатуре. Результат:
Форматирование скопированных данных
После копирования данных Excel в документ Word вам может потребоваться изменить его формат, поскольку размер и тип шрифта могут измениться на значения по умолчанию, установленные в Microsoft Word.
Скопированные данные автоматически отображаются в таблице в вашем документе Word. Возможно, потребуется изменить ширину столбцов в новой таблице, чтобы они соответствовали данным.